Instansi

Pengertian Instansi

Instansi adalah data profil lengkap sekolah/madrasah yang menggunakan sistem presensi RFID. Data ini menjadi identitas institusi yang akan muncul di berbagai laporan, dokumen, dan notifikasi sistem.

Pentingnya Data Instansi

Identitas Resmi

Menjadi identitas institusi di semua dokumen dan laporan resmi

Jadwal Operasional

Menentukan hari kerja dan jadwal presensi otomatis berdasarkan status

Laporan Profesional

Data lengkap untuk header laporan, surat, dan dokumen resmi

Branding Konsisten

Logo dan identitas visual yang konsisten di seluruh sistem

Menambah Data Instansi

Akses Menu Instansi

Dashboard → Data Master → Instansi
Klik “Tambah Instansi”

Jika belum ada data, atau klik ”+ Tambah” untuk instansi baru

Isi Informasi Dasar

Nama Instansi: MTs Negeri 1 Pandeglang
NSS/NPSN: 121232010001
Akreditasi: A
Status: ● Negeri / ○ Swasta

Alamat Lengkap

Alamat: Jl. Raya Labuan KM. 7
Desa/Kelurahan: Sukaratu
Kecamatan: Cadasari
Kabupaten/Kota: Pandeglang
Provinsi: Banten
Kode Pos: 42281

Kontak Instansi

Telepon: (0253) 801234
Email: [email protected]
Website: https://mtsn1pandeglang.sch.id
Fax: (0253) 801235 (opsional)

Upload Logo
- Format: PNG dengan background transparan (recommended)
- Ukuran: 500x500px (1:1 ratio)
- Max size: 2MB
- Logo akan muncul di: Header sistem, laporan, kartu RFID

Kepala Instansi

Nama: Drs. H. Ahmad Yani, M.Pd.I
NIP: 196505121990031003
Jabatan: Kepala Madrasah
Periode: 2020 - 2024

Simpan Data

Klik “Simpan” untuk menyimpan data instansi

Informasi yang Dibutuhkan

Data Wajib

Field Required

Field yang wajib diisi: - Nama Instansi - Nama resmi sekolah/madrasah - NSS/NPSN - Nomor Statistik Sekolah/Nomor Pokok Sekolah Nasional - Status - Negeri atau Swasta (sangat penting!) - Alamat Lengkap - Minimal jalan, kelurahan, kecamatan, kota - Kontak - Minimal telepon atau email - Kepala Instansi - Nama dan NIP kepala sekolah

Data Opsional

Field Optional

Field yang direkomendasikan diisi: - Logo - Untuk branding profesional - Akreditasi - A, B, C, atau Belum Terakreditasi - Website - URL website resmi - Fax - Jika ada - Visi Misi - Untuk dokumen lengkap - Sejarah Singkat - Untuk profil institusi

Mengedit Data Instansi

Buka Detail Instansi

Klik nama instansi atau tombol “Edit”
Ubah Data yang Diperlukan

Edit field yang ingin diperbarui
Update Logo (Opsional)

Jika ada perubahan logo atau branding
Review Perubahan

Pastikan semua data sudah benar
Simpan Update

Klik “Update” untuk menyimpan

Logo dan Identitas Instansi

Spesifikasi Logo

Dimensi & Format

Ukuran Optimal: - Primary: 500x500px (1:1) - Minimal: 300x300px - Format: PNG (transparan) atau JPG - Max size: 2MB Tips: - Gunakan vector untuk hasil terbaik - Background transparan untuk fleksibilitas - High resolution untuk print quality

Design Guidelines

Rekomendasi: - Simple dan recognizable - Scalable (jelas di ukuran kecil) - Consistent dengan brand identity - Hindari detail terlalu rumit Warna: - Max 3 warna utama - Kontras yang baik - Readable di background terang/gelap

Penggunaan Logo

Logo instansi akan muncul di:

Header dashboard - Login page - Sidebar menu - Profile page - Settings page

Dampak Status Instansi

Status instansi (Negeri/Swasta) memiliki dampak signifikan pada sistem:

Status: Negeri

Instansi Negeri

Karakteristik: - Hari kerja: Senin - Jumat - Weekend: Sabtu & Minggu libur - Mengikuti kalender pemerintah Otomatis di Sistem: - Jadwal presensi Senin-Jumat - Laporan presensi 5 hari kerja - Sabtu-Minggu otomatis libur - Statistik berdasarkan 5 hari - Hari libur nasional berlaku Contoh Perhitungan: 1 Bulan = ±20-22 hari kerja 1 Semester = ±100 hari kerja Persentase = (Hadir / Total Hari Kerja) x 100%

Status: Swasta

Instansi Swasta

Karakteristik:

Hari kerja: Senin - Sabtu
Weekend: Hanya Minggu libur
Bisa custom libur mingguan

Otomatis di Sistem:

Jadwal presensi Senin-Sabtu
Laporan presensi 6 hari kerja
Hanya Minggu otomatis libur
Statistik berdasarkan 6 hari
Hari libur nasional tetap berlaku

Contoh Perhitungan:

1 Bulan = ±26 hari kerja 1 Semester = ±120 hari kerja
Persentase = (Hadir / Total Hari Kerja) x 100%

Perbandingan Detail

Aspek	Negeri	Swasta
Hari Kerja/Minggu	5 hari	6 hari
Libur Mingguan	Sabtu-Minggu	Minggu
Hari Kerja/Bulan	±20-22 hari	±26 hari
Hari Kerja/Tahun	±240 hari	±288 hari
Jam Kerja	Sesuai aturan	Bisa berbeda
Libur Nasional	Berlaku	Berlaku
Cuti Bersama	Berlaku	Opsional

Custom Jadwal (Advanced)

Meskipun status menentukan default jadwal, Anda bisa override dengan custom jadwal:

Skenario Custom

Institusi Negeri dengan Sabtu Aktif

Beberapa sekolah negeri ada kegiatan Sabtu (ekstrakurikuler, dll) Setup:

Status tetap “Negeri”
Di menu Jadwal Presensi, tambah jadwal Sabtu
Set jenis: “Kegiatan Khusus”
Tandai sebagai opsional

Institusi Swasta dengan 5 Hari

Beberapa sekolah swasta modern menerapkan 5 hari kerja Setup:

Status tetap “Swasta” (untuk administrasi)
Di menu Jadwal Presensi, nonaktifkan Sabtu
Atau set Sabtu sebagai “Libur Tetap”

Libur Jumat untuk Shalat Jumat

Sekolah Islam dengan pulang lebih awal Jumat Setup:

Buat jadwal khusus Jumat
Jam pulang lebih awal (misal: 11:00)
Set sebagai recurring setiap Jumat

Multi Instansi (Advanced)

Sistem mendukung multi-instansi untuk yayasan dengan beberapa sekolah:

Use Case

Yayasan dengan Beberapa Unit

Contoh:

MTs Negeri 1 Pandeglang
MA Negeri 1 Pandeglang
MI Negeri 1 Pandeglang

Keuntungan:

Database terpusat
Laporan konsolidasi
User management terpadu
Cost-effective

Setup:

Setiap instansi punya data terpisah
User bisa akses multiple instansi (cross-access)
Laporan bisa per instansi atau gabungan

Data Tambahan Instansi

Visi & Misi

**Visi:**
Menjadi madrasah yang unggul dalam prestasi, berkarakter Islami,
dan berwawasan lingkungan.

**Misi:**

1. Menyelenggarakan pendidikan berkualitas berbasis teknologi
2. Membentuk karakter siswa yang berakhlakul karimah
3. Mengembangkan budaya literasi dan inovasi
4. Menjaga kelestarian lingkungan hidup

Sejarah Singkat

Tambahkan narasi singkat tentang:

Tahun berdiri
Pendiri/tokoh penting
Milestone penting
Prestasi/pencapaian
Perkembangan fasilitas

Manfaat:

Untuk website profile
Dokumen akreditasi
Brosur/promosi
Laporan tahunan

Tips Optimalisasi

Logo Berkualitas

Do: - Gunakan logo vector (SVG/AI) - Export dengan resolution tinggi - Test di berbagai ukuran - Pastikan readable di hitam-putih Don’t: - Logo blur atau pixelated - Background tidak transparan - Warna terlalu banyak - Detail terlalu rumit

Data Akurat

Verifikasi: - NSS/NPSN valid (cek di Dapodik) - Alamat sesuai Google Maps - Kontak aktif dan responsif - Email bukan personal - Website accessible Update Berkala: - Review setiap awal semester - Update saat ada perubahan - Backup data lama

Keamanan Data

Proteksi: - Hanya Super Admin yang edit - Log semua perubahan - Backup sebelum update - Verifikasi setelah update Sensitive Info: - Jangan share password sistem - Email admin harus aman - Telepon verified

Troubleshooting

Kemungkinan Penyebab:

File terlalu besar (>2MB)
Format tidak didukung
Upload error
Cache browser

Solusi:

Kompres logo ke < 500KB
Gunakan PNG atau JPG
Upload ulang dengan koneksi stabil
Clear browser cache (Ctrl+Shift+R)
Cek apakah logo tersimpan di server

Checklist Setup Instansi

Checklist Lengkap

Gunakan checklist ini untuk memastikan data instansi lengkap: Identitas Dasar: - [ ] Nama instansi lengkap - [ ] NSS/NPSN valid - [ ] Akreditasi (jika ada) - [ ] Status Negeri/Swasta (pastikan benar!) Alamat & Kontak:

Alamat lengkap dengan kode pos - [ ] Telepon aktif - [ ] Email resmi institusi - [ ] Website (jika ada) Visual & Branding: - [ ] Logo HD dengan background transparan - [ ] Logo tampil normal di semua ukuran - [ ] Test logo di laporan PDF Kepemimpinan: - [ ] Nama kepala instansi - [ ] NIP/NIDN lengkap - [ ] Periode jabatan Konten Tambahan: - [ ] Visi Misi institusi - [ ] Sejarah singkat - [ ] Prestasi/pencapaian (opsional) Testing: - [ ] Generate laporan test - [ ] Cek logo di kartu RFID - [ ] Verifikasi jadwal sesuai status - [ ] Test email dengan logo

Integrasi dengan Modul Lain

Data instansi terintegrasi dengan:

Laporan

Header semua laporan - Footer dengan kontak - Metadata dokumen - Digital signature

Kartu RFID

Logo di kartu - Nama institusi - Alamat singkat - Kontak support

Notifikasi

Email sender name - Signature email - WhatsApp template - SMS sender ID

Sistem

Timezone - Kalender akademik - Jadwal operasional - Hari libur default

Langkah Selanjutnya

Setup Tahun Pelajaran

Tentukan periode akademik aktif Panduan Tahun Pelajaran →

Tambah Jabatan

Setup jabatan untuk pegawai Panduan Jabatan →

Kembali ke Data Master

Lihat overview data master Data Master →