Pengguna (Users)

Pengertian Pengguna

Pengguna (User) adalah individu yang memiliki akun untuk mengakses sistem presensi RFID. Setiap pengguna memiliki kredensial login (email/username dan password) serta peran yang menentukan hak aksesnya dalam sistem.

Komponen Data Pengguna

🆔 Identitas

Nama Lengkap - Email - Username - Nomor Telepon - Foto Profil

Keamanan

Password (encrypted) - Status Aktif/Nonaktif - 2FA Settings - Last Login - Failed Login Attempts

Peran & Akses

Role Assignment - Permission Override - Department/Class - Employment Status

📞 Kontak

Email Primer - Nomor WhatsApp - Nomor Darurat - Alamat

Menambah Pengguna Baru

Akses Menu Pengguna

Dashboard → Data Master → Pengguna
Klik Tombol “Tambah Pengguna”

Klik tombol ”+ Tambah Pengguna” di pojok kanan atas

Isi Form Data Pribadi

Nama Lengkap: Ahmad Hidayat, S.Pd
Email: [email protected]
Username: ahmad.hidayat (opsional)
Nomor Telepon: +62 812-3456-7890

Upload Foto Profil
- Format: JPG, PNG (Max 2MB)
- Resolusi: 400x400px (recommended)
- Foto formal dengan latar bersih

Set Password Awal

Password: (generate atau manual)
Konfirmasi Password: (ketik ulang)

 Kirim email password ke pengguna
 User harus ganti password saat login pertama

Pilih Peran (Role)

Pilih role yang sesuai dari dropdown:
- Super Admin
- Operator
- Wali Kelas
- Pegawai
- Siswa

Atur Status & Informasi Tambahan

Status: ● Aktif / ○ Nonaktif

Informasi Tambahan (sesuai role):
- Jika Wali Kelas: Pilih kelas yang diampu
- Jika Pegawai: Pilih jabatan
- Jika Siswa: Pilih kelas dan NISN

Simpan Data

Klik “Simpan” atau “Simpan & Tambah Lagi”

Form Input Berdasarkan Role

Field Wajib: - Nama Lengkap - Email - Password - Role - Status Aktif Field Opsional: - Username - Nomor Telepon - Foto - Jabatan (untuk operator)

Mengatur Peran Pengguna

Assign Role Saat Pembuatan User

Role dapat di-assign langsung saat membuat user baru (lihat langkah 6 di atas).

Mengubah Role User Yang Sudah Ada

Cari User yang Ingin Diubah

Gunakan search box atau filter berdasarkan role
Klik Tombol Edit

Klik icon pada baris user tersebut
Ubah Role di Dropdown

Pilih role baru dari dropdown “Peran”
Sesuaikan Data Tambahan

Jika berganti role, sesuaikan data tambahan:
- Wali Kelas → Operator: Hapus assignment kelas
- Pegawai → Wali Kelas: Tambahkan kelas yang diampu
Simpan Perubahan

Klik “Update” untuk apply perubahan
Notifikasi User

Sistem akan kirim notifikasi perubahan role ke email user

Multiple Role (Tidak Disarankan)

Sistem mendukung multiple role, namun sangat tidak disarankan karena dapat menyebabkan:

Konflik permission
Kesulitan audit
Potensi security hole

Alternatif: Jika user butuh akses khusus, gunakan Permission Override daripada multiple role.

Mengedit Data Pengguna

Temukan User di Daftar

Gunakan fitur pencarian atau filter
Klik Tombol Edit

Klik icon atau tombol “Edit”
Ubah Data yang Diperlukan

Modify field yang ingin diubah:
- Data pribadi
- Kontak
- Foto
- Role
- Status
Review Perubahan

Pastikan perubahan sudah benar
Simpan

Klik “Update” untuk menyimpan

Field yang Tidak Bisa Diubah

🔒 Field Read-Only

Beberapa field tidak bisa diubah setelah user dibuat: - Email - Gunakan fitur “Ubah Email” khusus dengan verifikasi - Username - Permanent setelah dibuat - Created Date - System generated - User ID - Auto increment Jika perlu mengubah, hubungi Super Admin untuk manual intervention.

Reset Password Pengguna

Cara 1: Reset oleh Admin

Buka Detail User

Klik nama user atau tombol detail
Klik “Reset Password”

Cari tombol atau tab “Reset Password”
Pilih Metode Reset
- Generate Otomatis: Sistem buat password random
- Set Manual: Admin set password baru
- Kirim Link Reset: Kirim email reset ke user
Konfirmasi Reset

Klik “Ya, Reset Password”
Notifikasi ke User

Sistem kirim password baru via email (jika auto-generate)

Cara 2: Forgot Password (Self-Service)

User dapat reset sendiri melalui halaman login:

Klik “Lupa Password”

Di halaman login
Masukkan Email Terdaftar

Ketik email yang terdaftar di sistem
Cek Email

Buka inbox dan cari email reset password
Klik Link Reset

Link berlaku 60 menit
Set Password Baru

Buat password baru sesuai syarat keamanan
Login dengan Password Baru

Gunakan password yang baru dibuat

Menonaktifkan Pengguna

Menonaktifkan user (bukan menghapus) adalah cara yang disarankan untuk user yang tidak aktif sementara.

Kapan Nonaktifkan User?

Siswa Lulus/Pindah

Nonaktifkan akun siswa yang sudah lulus atau pindah sekolah

Pegawai Resign/Pensiun

Nonaktifkan pegawai yang sudah tidak bekerja

Security Breach

Nonaktifkan sementara jika ada kecurigaan akun di-hack

⏸️ Cuti Panjang

Nonaktifkan sementara untuk pegawai cuti panjang

Cara Menonaktifkan

Edit User

Buka form edit user
Ubah Status ke “Nonaktif”

Toggle switch status dari Aktif ke Nonaktif
Simpan

Klik “Update”
User Otomatis Logout

User akan logout paksa di semua device

Efek Menonaktifkan User

Tidak bisa login
Session langsung terminated
Tidak muncul di daftar user aktif
Data tetap tersimpan
History presensi tetap ada
Bisa diaktifkan kembali kapan saja

Menghapus Pengguna

Langkah Menghapus

Backup Data Terlebih Dahulu

Export data user dan riwayatnya
Pastikan User Sudah Nonaktif

Nonaktifkan dulu minimal 30 hari
Cek Dependencies

Pastikan tidak ada data yang bergantung pada user ini
Klik Tombol Hapus

Klik icon 🗑️ atau tombol “Hapus”
Konfirmasi 2x

Sistem akan minta konfirmasi 2 kali untuk keamanan
Ketik “HAPUS” untuk Konfirmasi

Ketik kata “HAPUS” (case-sensitive) untuk confirm
User Terhapus Permanent

User dan data terkait akan dihapus dari sistem

Alternatif: Archive User

Alih-alih menghapus, pertimbangkan untuk archive user:

Status: Arsip
Tidak muncul di daftar aktif
Data tetap lengkap tersimpan
Bisa di-restore jika diperlukan

Tips Keamanan Akun

Untuk Administrator

Password Policy

Terapkan kebijakan password yang kuat: - Minimal 8 karakter - Kombinasi huruf, angka, simbol - Tidak boleh password umum - Harus ganti password setiap 6 bulan - Tidak boleh reuse 5 password terakhir

Monitoring

Monitor aktivitas user secara berkala: - Failed login attempts - Login dari lokasi tidak biasa - Akses data sensitif - Perubahan settings penting - Multiple concurrent sessions

2FA Mandatory

Wajibkan 2FA untuk role sensitif: - Super Admin: WAJIB - Operator: WAJIB - Wali Kelas: Direkomendasikan - Pegawai/Siswa: Opsional

Regular Audit

Audit user secara berkala: - Review daftar user aktif setiap bulan - Hapus/nonaktifkan user tidak terpakai - Cek user dengan multiple failed login - Review permission yang diberikan

Untuk Pengguna

Password Kuat & Unik

Jangan gunakan password yang sama dengan akun lain
Aktifkan 2FA

Gunakan Google Authenticator atau Authy
Jangan Share Akun

Setiap orang harus punya akun sendiri
Logout Setelah Selesai

Terutama di komputer publik
Waspada Phishing

Jangan klik link mencurigakan dari email/WA
Update Info Kontak

Pastikan email dan nomor HP selalu aktif
Report Aktivitas Mencurigakan

Segera lapor jika ada yang aneh

Import Data Pengguna Massal

Untuk sekolah dengan banyak user, gunakan fitur import Excel:

Persiapan

Download Template Excel

Klik tombol “Download Template” di halaman Pengguna

Isi Template

Template memiliki kolom:

| Nama | Email | Username | Password | Role | Telepon | Status |
|------|-------|----------|----------|------|---------|--------|

Validasi Data

Pastikan:
- Email unik (tidak duplikat)
- Format email valid
- Password minimal 8 karakter
- Role valid (sesuai list)
- Nomor telepon format Indonesia
Save as .xlsx

Simpan file dengan format Excel 2007+

Proses Import

Klik “Import User”

Tombol di halaman Pengguna
Upload File Excel

Drag & drop atau browse file .xlsx
Preview Data

Sistem akan show preview 10 baris pertama
Map Kolom (Jika Perlu)

Match kolom Excel dengan field sistem
Validasi

Sistem validasi semua data:
- Valid: Siap import
- Warning: Bisa import tapi ada catatan
- Error: Harus diperbaiki dulu
Konfirmasi & Import

Klik “Import” untuk proses
Lihat Hasil

Sistem tampilkan report:
- Berhasil: X user
- Gagal: Y user (dengan alasan)
- Warning: Z user

Export Data Pengguna

Export data user untuk backup atau reporting:

Format Export

Cocok untuk: - Backup data - Edit massal - Sharing dengan tim Kolom yang di-export: - ID, Nama, Email, Username, Role, Status, Created Date, Last Login

Cara Export

Filter Data (Opsional)

Filter user yang ingin di-export:
- Berdasarkan role
- Status aktif/nonaktif
- Periode registrasi
- Department/kelas
Klik “Export”

Pilih format export yang diinginkan
Pilih Kolom

Centang kolom yang ingin disertakan
Download File

Klik “Generate & Download”

Troubleshooting

Kemungkinan Penyebab: - Password salah - Account nonaktif - Email belum diverifikasi - Account di-block (terlalu banyak failed login) Solusi: 1. Cek status account (aktif/nonaktif) 2. Reset password user 3. Kirim ulang email verifikasi 4. Unblock account jika ter-block 5. Clear failed login attempts

FAQ

Berapa maksimal user yang bisa dibuat?

Tidak ada batasan hard limit. Namun untuk performa optimal:

< 1000 user: Excellent
1000-5000 user: Good
5000 user: Butuh optimasi server

Bisakah user punya multiple role?

Secara teknis bisa, tapi sangat tidak disarankan. Gunakan permission override sebagai gantinya untuk kebutuhan akses khusus.

Bagaimana jika email user sudah tidak aktif?

Update email user ke email aktif baru
Atau hubungi admin untuk manual reset via nomor telepon
Verifikasi identitas user dengan dokumen resmi

User lupa username, bagaimana?

User bisa login menggunakan email. Atau hubungi admin untuk cek username di sistem.

Langkah Selanjutnya

Setup Instansi

Lengkapi data instansi/sekolah Panduan Instansi →

Tahun Pelajaran

Atur periode akademik aktif Panduan Tahun Pelajaran →

Data Master

Kembali ke overview data master Data Master →