Tahun Pelajaran

Pengertian Tahun Pelajaran

Tahun Pelajaran adalah periode akademik yang digunakan untuk mengorganisir data presensi, siswa, dan pegawai berdasarkan siklus pendidikan. Setiap tahun pelajaran memiliki tanggal mulai dan selesai yang jelas.

Format Tahun Pelajaran

Penamaan Standar

Format Indonesia: 2024/2025 Terdiri dari 2 tahun kalender yang mencakup: - Semester Ganjil: Juli-Desember (tahun pertama) - Semester Genap: Januari-Juni (tahun kedua) Contoh: - 2023/2024 - 2024/2025 - 2025/2026

---

Menambah Tahun Pelajaran Baru

1. Akses Menu Tahun Pelajaran

   Dashboard → Data Master → Tahun Pelajaran

2. Klik “Tambah Tahun Pelajaran”

   Klik tombol ”+ Tambah” di pojok kanan atas

3. Isi Data Tahun Pelajaran

   Nama: 2024/2025
   Tanggal Mulai: 15 Juli 2024
   Tanggal Selesai: 30 Juni 2025
   Status: ○ Aktif / ● Nonaktif

4. Atur Semester

   Semester Ganjil:

   Mulai: 15 Juli 2024
   Selesai: 31 Desember 2024

   Semester Genap:

   Mulai: 1 Januari 2025
   Selesai: 30 Juni 2025

5. Konfigurasi Libur

   Tambahkan periode libur:

   • Libur Semester
   • Libur Ramadan/Idul Fitri
   • Libur Akhir Tahun
   • Libur Nasional

6. Simpan Data

   Klik “Simpan” untuk membuat tahun pelajaran baru

Note

Tahun pelajaran baru dibuat dengan status “Nonaktif” secara default. Aktifkan saat sudah siap digunakan.

---

Mengatur Tahun Pelajaran Aktif

Hanya 1 tahun pelajaran yang bisa aktif dalam satu waktu.

Cara Mengaktifkan

1. Pilih Tahun Pelajaran

   Cari tahun pelajaran yang ingin diaktifkan

2. Klik Tombol “Aktifkan”

   Atau toggle switch status ke “Aktif”

3. Konfirmasi Aktivasi

   Sistem akan menanyakan konfirmasi:

   Aktifkan tahun pelajaran 2024/2025?
   
   Tahun pelajaran 2023/2024 akan dinonaktifkan
   otomatis.
   
   [Batal]  [Ya, Aktifkan]

4. Tahun Pelajaran Aktif

   Status berubah dan mulai digunakan sistem

Dampak Mengaktifkan Tahun Ajaran Baru

Yang Terjadi

• Tahun lama otomatis nonaktif - Presensi baru masuk tahun ajaran baru - Dashboard menampilkan data tahun aktif - Laporan default tahun aktif - Kalender akademik update

Perlu Diperhatikan

• Data tahun lama tetap tersimpan - Riwayat presensi tidak hilang - Siswa perlu naik tingkat/kelas - Pengaturan jadwal mungkin perlu update - Inform semua stakeholder

Persiapan Sebelum Aktivasi!

Pastikan sudah melakukan: 1. Backup database 2. Naik tingkat siswa (X→XI, XI→XII) 3. Update data kelas baru 4. Setup jadwal tahun ajaran baru 5. Inform pengumuman ke semua pengguna

---

Mengedit Tahun Pelajaran

1. Pilih Tahun yang Ingin Diedit

   Klik nama tahun pelajaran atau tombol edit

2. Ubah Data

   Edit field yang diperlukan:

   • Tanggal mulai/selesai
   • Nama tahun ajaran
   • Semester
   • Periode libur

3. Simpan Perubahan

   Klik “Update” untuk menyimpan

Caution

Hati-hati edit tahun pelajaran yang sedang aktif! Perubahan tanggal dapat mempengaruhi perhitungan kehadiran.

---

Menonaktifkan Tahun Pelajaran

Kapan Menonaktifkan?

Tahun Ajaran Selesai

Saat berganti tahun ajaran baru, tahun lama otomatis nonaktif

🔧 Maintenance

Sementara nonaktifkan untuk perbaikan data

Data Error

Jika ada kesalahan setup yang perlu diperbaiki

Cara Menonaktifkan

1. Pilih Tahun Ajaran Aktif

   Pastikan ada tahun ajaran pengganti yang siap diaktifkan

2. Klik Toggle Status

   Ubah status dari “Aktif” ke “Nonaktif”

3. Konfirmasi

   Sistem akan memperingatkan:

   Yakin nonaktifkan tahun 2024/2025?
   Tidak ada tahun pelajaran aktif di sistem.
   
   [Batal]  [Ya, Nonaktifkan]

4. Tahun Pelajaran Nonaktif

   Status berubah, sistem tidak bisa mencatat presensi baru

Peringatan!

Sistem tidak bisa beroperasi normal tanpa tahun pelajaran aktif. Pastikan selalu ada 1 tahun ajaran yang aktif.

---

Dampak Pergantian Tahun Pelajaran

Checklist Pergantian Tahun Ajaran

1. Persiapan Data (1-2 Bulan Sebelum)

   • Buat tahun pelajaran baru
   • Setup semester dan periode libur
   • Siapkan data kelas baru
   • Update jadwal presensi jika ada perubahan

2. Proses Kenaikan Kelas (Minggu Terakhir)

   • Export data siswa tahun lama
   • Naik tingkat siswa (bulk action)
   • Update wali kelas baru
   • Verifikasi data siswa di kelas baru

3. Aktivasi Tahun Baru (Hari H)

   • Backup database lengkap
   • Aktifkan tahun pelajaran baru
   • Verifikasi semua modul berfungsi
   • Test presensi dengan beberapa kartu
   • Monitor log error

4. Post-Aktivasi (Minggu Pertama)

   • Kirim pengumuman ke semua user
   • Monitor complain/issue
   • Generate laporan test
   • Dokumentasikan perubahan
   • Training user jika ada fitur baru

Modul yang Terpengaruh

Modul	Dampak	Action Required
Siswa	Naik tingkat/kelas	Update kelas siswa
Kelas	Kelas baru terbentuk	Buat kelas tingkat baru
Wali Kelas	Assignment berubah	Update assignment kelas
Presensi	Data baru tahun baru	Tidak perlu action
Laporan	Filter tahun bertambah	Tidak perlu action
Kartu RFID	Tetap valid	Tidak perlu action
Jadwal	Mungkin berubah	Review & update jika perlu

---

Semester Management

Konsep Semester

Semester Ganjil

Periode: Juli - Desember Karakteristik: - Awal tahun ajaran - Orientasi siswa baru - Ujian Tengah Semester (UTS) Ganjil - Ujian Akhir Semester (UAS) Ganjil - Libur semester pendek Timeline: Juli-Agustus: Pembelajaran awal September-Oktober: UTS Ganjil November: Pembelajaran lanjutan Desember: UAS Ganjil & Libur

Semester Genap

Periode: Januari - Juni Karakteristik: - Lanjutan tahun ajaran - Persiapan ujian akhir - Ujian Tengah Semester (UTS) Genap - Ujian Akhir Semester (UAS) Genap/Kenaikan - Libur panjang Timeline: Januari-Februari: Pembelajaran Maret: UTS Genap April-Mei: Pembelajaran & persiapan UN/US Juni: UAS Genap & Libur panjang

Setting Periode Semester

1. Akses Setting Semester

   Edit tahun pelajaran → Tab “Semester”

2. Atur Semester Ganjil

   Nama: Semester 1 / Ganjil
   Mulai: 15 Juli 2024
   Selesai: 31 Desember 2024
   Status: Aktif

3. Atur Semester Genap

   Nama: Semester 2 / Genap
   Mulai: 1 Januari 2025
   Selesai: 30 Juni 2025
   Status: Belum Aktif

4. Tentukan Periode Ujian

   Tambahkan periode khusus:

   • UTS Ganjil: 15-19 Oktober 2024
   • UAS Ganjil: 10-14 Desember 2024
   • UTS Genap: 10-14 Maret 2025
   • UAS Genap: 5-9 Juni 2025

5. Simpan Konfigurasi

   Klik “Simpan Semester”

---

Kalender Akademik

Menambah Event Kalender

Hari Libur

Jenis Libur: - Libur Nasional (otomatis dari sistem) - Libur Keagamaan (custom) - Libur Semester - Cuti Bersama Impact: - Presensi tidak wajib

• Tidak dihitung sebagai alpha - Muncul di kalendar

Periode Ujian

Jenis Ujian: - UTS (Ujian Tengah Semester) - UAS (Ujian Akhir Semester)

• UN (Ujian Nasional) - Try Out Impact: - Jadwal khusus - Notifikasi reminder - Laporan terpisah

Event Sekolah

Jenis Event: - MPLS/MOS - Peringatan Hari Besar - Kegiatan Ekstrakurikuler - Study Tour Impact: - Informasi di dashboard - Notifikasi broadcast - Dokumentasi kegiatan

---

Laporan Berdasarkan Tahun Ajaran

Filter Tahun di Laporan

Multi-Year Reporting

Sistem mendukung laporan dari berbagai tahun ajaran: Filter Options: - Tahun Ajaran: 2023/2024, 2024/2025, dst - Semester: Ganjil / Genap - Periode Custom: Pilih tanggal manual - Perbandingan Antar Tahun Report Types: - Rekap Kehadiran per Tahun - Trend Kehadiran Multi-Year - Perbandingan Kelas Antar Tahun - Statistik Keterlambatan

Export Historical Data

1. Pilih Menu Laporan

   Dashboard → Laporan → Historical Report

2. Filter Tahun Ajaran

   Pilih tahun ajaran yang ingin di-export

3. Pilih Format

   • Excel: Untuk analisis lanjutan
   • PDF: Untuk arsip cetak
   • CSV: Untuk import ke sistem lain

4. Export Data

   Klik “Generate & Download”

---

Archive & Backup

Archiving Old Data

Data Archiving

Best Practice: - Archive data tahun ajaran >3 tahun - Simpan di cold storage - Backup before archive - Keep metadata accessible Benefit: - Database lebih cepat - Fokus pada data relevan - Compliant dengan retention policy - Cost-effective storage

Backup Strategy

1. Daily Backup (Automated)

   • Incremental backup setiap hari
   • Retain 7 hari terakhir
   • Auto-delete yang lebih lama

2. Weekly Full Backup

   • Full database dump setiap Minggu
   • Retain 4 minggu
   • Store di multiple location

3. End-of-Year Backup

   • Backup lengkap akhir tahun ajaran
   • Permanent storage
   • Include semua attachment
   • Document dengan detail

---

Troubleshooting

Tidak Bisa Aktivasi

Gejala: Tombol aktivasi disabled atau error Penyebab: - Tanggal overlap dengan tahun aktif - Data tidak lengkap - Tahun sudah pernah aktif Solusi: 1. Cek tanggal tidak overlap 2. Lengkapi semua field required 3. Nonaktifkan tahun lama dulu 4. Refresh page dan coba lagi

Presensi Salah Tahun

Gejala: Presensi masuk ke tahun ajaran yang salah Penyebab: - Multiple tahun aktif (bug) - Tanggal sistem salah - Cache tidak refresh Solusi: 1. Cek hanya 1 tahun yang aktif 2. Verifikasi tanggal server 3. Clear cache aplikasi 4. Manual move data jika perlu 5. Hubungi tech support

Laporan Kosong

Gejala: Laporan tidak menampilkan data Penyebab: - Filter tahun salah - Tidak ada data di periode tersebut - Query timeout Solusi: 1. Verifikasi filter tahun ajaran 2. Cek ada data di periode tersebut 3. Perkecil range tanggal 4. Generate ulang laporan

---

Langkah Selanjutnya

Setup Jurusan

Tambahkan program studi yang tersedia Panduan Jurusan →

Buat Kelas

Setup rombongan belajar Panduan Kelas →

Data Master

Kembali ke overview data master Data Master →

---

Pro Tips

• Buat tahun ajaran baru minimal 2 bulan sebelum aktivasi - Gunakan nama konsisten (format 2024/2025) - Backup data sebelum aktivasi tahun baru - Komunikasikan jadwal pergantian ke semua user - Document semua perubahan dan issue