Riwayat Presensi Siswa

Pengertian Riwayat Presensi Siswa

Riwayat Presensi Siswa adalah modul untuk monitoring, analisis, dan pelaporan kehadiran seluruh siswa madrasah. Modul ini menampilkan data presensi real-time yang tercatat melalui sistem RFID dan otomatis mengirim notifikasi ke orang tua melalui WhatsApp.

Real-time Monitoring

Pantau kehadiran siswa secara langsung saat tap kartu RFID

Notifikasi Orang Tua

Kirim notifikasi WhatsApp otomatis ke orang tua saat anak tap kartu

Multi Filter

Filter berdasarkan periode, kelas, siswa, atau status kehadiran

Input Manual

Input presensi manual untuk siswa yang lupa tap atau kondisi khusus

Melihat Rekap Presensi

Rekap Harian

Melihat kehadiran siswa hari ini

Buka Menu Riwayat Presensi

Navigasi ke Menu Siswa → Riwayat Presensi Siswa
Dashboard Real-time

Dashboard akan menampilkan:
- Total siswa aktif
- Sudah presensi: X siswa
- Belum presensi: Y siswa
- Terlambat: Z siswa
- Alpha: A siswa
- Izin/Sakit: B siswa
Lihat Detail Per Kelas

Pilih kelas dari dropdown untuk melihat:
- Daftar siswa per kelas
- Status kehadiran masing-masing
- Waktu tap masuk dan pulang
- Foto siswa (opsional)

Filter Berdasarkan Periode

Sistem mendukung berbagai filter periode untuk analisis kehadiran.

Presensi Real-time Hari Ini - Default view saat membuka halaman - Update setiap siswa tap - Cocok untuk monitoring harian wali kelas Klik: Tab “Hari Ini”

Filter Berdasarkan Kelas

Wali kelas atau admin dapat memfilter presensi berdasarkan kelas.

Filter Kelas

Klik dropdown “Pilih Kelas”
Pilih kelas yang diinginkan (contoh: VII Unggulan)
Tabel akan menampilkan hanya siswa kelas tersebut

Filter Multi Kelas

Bandingkan beberapa kelas sekaligus

Centang beberapa kelas (contoh: VII Unggulan, X Unggulan2, X Unggulan3)
Klik “Bandingkan”
Sistem tampilkan:
- Persentase kehadiran per kelas
- Grafik komparasi
- Kelas dengan kehadiran terbaik/terburuk

Filter Berdasarkan Siswa

Filter Individual

Melihat riwayat presensi siswa tertentu

Klik dropdown “Pilih Siswa”
Ketik nama siswa di search box
Pilih siswa dari hasil pencarian
Tabel akan menampilkan riwayat presensi siswa tersebut

Use Case:

Wali kelas follow up siswa yang sering alpha
BK konseling siswa bermasalah
Orang tua cek kehadiran anak

Status Presensi

Sistem mencatat berbagai status kehadiran siswa yang lebih lengkap dibanding pegawai.

Status Kehadiran

Status	Keterangan	Warna
Hadir	Tepat waktu, tidak terlambat	Hijau
Terlambat	Masuk melebihi toleransi keterlambatan	Kuning
Izin	Tidak masuk dengan izin resmi (surat orang tua)	Biru
Dispensasi	Izin khusus (lomba, sakit ringan, dll)	Biru muda
Sakit	Tidak masuk karena sakit (dengan surat dokter)	Orange
Alpha	Tidak masuk tanpa keterangan	Merah
Libur	Hari libur nasional/madrasah	Abu-abu

Detail Status

Kehadiran Normal dan Keterlambatan Hadir : - Tap masuk sebelum batas waktu - Dalam toleransi keterlambatan (biasanya 10-15 menit) - Status: Hijau, tidak ada sanksi Contoh: - Jadwal masuk: 07:00 - Toleransi: 10 menit - Siswa tap: 06:55 → Hadir - Siswa tap: 07:08 → Hadir (masih dalam toleransi) --- Terlambat : - Tap masuk melebihi toleransi

Masih dalam batas maksimal tap - Status: Kuning, ada catatan Contoh: - Jadwal masuk: 07:00 - Toleransi: 10 menit - Siswa tap: 07:15 → Terlambat (5 menit lebih) Dampak: - Tercatat dalam rapor/catatan siswa - Jika

3x terlambat dalam sebulan → Panggil orang tua - Notifikasi ke orang tua: “Anak Anda terlambat 15 menit hari ini”

Notifikasi ke Orang Tua

Kapan Notifikasi Terkirim?

Saat Tap Masuk (Pagi)
Saat Tap Pulang (Sore)
Saat Status Berubah (Alpha, Izin, Sakit)
Saat Terlambat >3x (Alert khusus)

Format Notifikasi WhatsApp

1. Notifikasi Tap Masuk (Hadir Tepat Waktu)

 *PRESENSI MASUK*

Assalamu'alaikum, Bapak/Ibu

Anak Anda telah tiba di madrasah dengan selamat.

 Nama: Ahmad Zainuddin
 Kelas: VII Unggulan
 Waktu: 06:55 WIB
 Lokasi: Gate Utama
 Status: HADIR

Semoga hari ini menyenangkan!

---
MTs Negeri 1 Pandeglang
Sistem Presensi RFID

2. Notifikasi Tap Masuk (Terlambat)

 *PRESENSI MASUK - TERLAMBAT*

Assalamu'alaikum, Bapak/Ibu

Anak Anda tiba di madrasah terlambat.

 Nama: Ahmad Zainuddin
 Kelas: VII Unggulan
 Waktu: 07:25 WIB (Terlambat 25 menit)
 Lokasi: Gate Utama
 Status: TERLAMBAT

Mohon perhatian orang tua agar anak berangkat
lebih pagi besok.

Keterlambatan bulan ini: 2 kali

---
MTs Negeri 1 Pandeglang
Sistem Presensi RFID

3. Notifikasi Tap Pulang

 *PRESENSI PULANG*

Assalamu'alaikum, Bapak/Ibu

Anak Anda telah selesai KBM dan akan pulang.

 Nama: Ahmad Zainuddin
 Kelas: VII Unggulan
 Waktu: 15:30 WIB
 Lokasi: Gate Utama
 Status: PULANG

Harap dijemput atau pastikan anak sampai
rumah dengan selamat.

---
MTs Negeri 1 Pandeglang
Sistem Presensi RFID

4. Notifikasi Alpha (Tidak Hadir)

 *ALERT: TIDAK HADIR*

Assalamu'alaikum, Bapak/Ibu

Anak Anda TIDAK HADIR hari ini tanpa keterangan.

 Nama: Ahmad Zainuddin
 Kelas: VII Unggulan
 Tanggal: 15 Januari 2025
 Status: ALPHA (Tidak Hadir Tanpa Keterangan)

 PENTING:
- Anak tidak tap kartu sampai pukul 12:00
- Tidak ada pemberitahuan izin/sakit
- Mohon segera konfirmasi keberadaan anak

Jika anak sakit/berhalangan, segera hubungi:
📞 Wali Kelas: 0812-3456-7890

---
MTs Negeri 1 Pandeglang
Sistem Presensi RFID

5. Notifikasi Terlambat Berulang

 *PERINGATAN: SERING TERLAMBAT*

Assalamu'alaikum, Bapak/Ibu

Kami informasikan bahwa:

 Nama: Ahmad Zainuddin
 Kelas: VII Unggulan
 Keterlambatan bulan ini: 4 kali

Tanggal terlambat:
- 10 Jan: 15 menit
- 12 Jan: 20 menit
- 15 Jan: 10 menit
- 17 Jan: 25 menit

Mohon perhatian orang tua untuk memastikan
anak berangkat tepat waktu.

Jika terus terlambat, akan ada pemanggilan
orang tua ke madrasah.

Terima kasih atas kerjasamanya.

---
Wali Kelas VII Unggulan
MTs Negeri 1 Pandeglang

Syarat Notifikasi Terkirim

Nomor Terdaftar

Orang tua harus memiliki nomor WhatsApp terdaftar di data siswa

Nomor Aktif

Nomor WhatsApp harus aktif dan tidak diblokir

Koneksi Gateway

Sistem WhatsApp Gateway madrasah dalam kondisi online

Siswa Tap

Siswa harus tap kartu RFID di reader untuk trigger notifikasi

Koreksi Data Presensi

Untuk kasus lupa tap, error sistem, atau kondisi khusus, wali kelas/admin dapat melakukan koreksi manual.

Kapan Perlu Koreksi?

Lupa Tap

Siswa hadir tapi lupa tap kartu RFID

Kartu Rusak

Kartu RFID tidak berfungsi, siswa tidak bisa tap

Dispensasi

Siswa mewakili madrasah dalam lomba/kegiatan

Sakit di UKS

Siswa sakit saat jam pelajaran, tap masuk tapi pulang awal

Cara Koreksi Data

Buka Detail Presensi

Cari tanggal dan siswa yang akan dikoreksi
Klik Tombol Edit

Klik ikon Edit (pensil) pada row presensi tersebut
Pilih Jenis Koreksi
Input Jam Masuk/Pulang - Pilih: “Input Manual” - Isi waktu masuk (contoh: 07:00) - Isi waktu pulang (contoh: 15:30) - Isi alasan koreksi (wajib): “Lupa tap kartu” - Upload bukti (opsional): foto siswa di kelas

Ganti Status Kehadiran - Pilih: “Ubah Status” - Pilih status baru: Izin/Sakit/Dispensasi - Isi alasan (wajib): “Sakit demam” - Upload bukti (opsional): surat dokter/surat orang tua

Batalkan Presensi Salah - Pilih: “Hapus Presensi” - Konfirmasi penghapusan - Isi alasan (wajib): “Tap kartu tidak sengaja/double tap” Presensi akan dihapus dan status kembali “Belum Presensi”
Simpan Koreksi

Klik “Simpan”, sistem akan:
- Catat perubahan di log audit
- Update status presensi
- Kirim notifikasi update ke orang tua (opsional)

Input Manual Presensi

Untuk siswa yang tidak bisa tap kartu (lupa/kartu rusak), wali kelas dapat input manual.

Cara Input Manual

Buka Form Input Manual

Klik button ”+ Input Manual” di halaman Riwayat Presensi
Pilih Siswa
- Pilih kelas terlebih dahulu
- Pilih siswa dari dropdown
- Atau ketik nama siswa di search
Pilih Status Presensi
- Hadir: Input waktu masuk & pulang manual
- Izin: Upload surat izin dari orang tua
- Sakit: Upload surat keterangan sakit
- Dispensasi: Pilih alasan dispensasi
Isi Detail
- Tanggal presensi
- Waktu masuk (jika status Hadir)
- Waktu pulang (jika status Hadir)
- Alasan/keterangan (wajib)
- Upload bukti (opsional)
Simpan

Klik “Simpan”, sistem akan:
- Catat presensi manual di database
- Tandai sebagai “Input Manual” (bukan dari RFID)
- Log aktivitas
- Notifikasi ke orang tua (opsional)

Export Laporan Presensi

Generate laporan kehadiran siswa untuk keperluan rapor, orang tua, atau kepala madrasah.

Format Export

Microsoft Excel - Rekomendasi Kelebihan: - Dapat diedit dan analisis lanjutan - Support formula dan pivot table - Grafik kehadiran otomatis Isi Laporan: - Sheet 1: Data presensi detail - Sheet 2: Summary per siswa (untuk rapor) - Sheet 3: Summary per kelas - Sheet 4: Grafik kehadiran Use Case: Analisis data, input rapor, pelaporan ke atasan

Cara Export

Pilih Filter

Tentukan data yang akan di-export:
- Periode waktu (harian/mingguan/bulanan/semester)
- Kelas (satu kelas atau semua kelas)
- Siswa (semua atau pilihan)
- Status kehadiran (semua atau filter tertentu)
Klik Tombol Export

Klik button “Export Laporan” di pojok kanan atas
Pilih Format

Pilih format yang diinginkan:
- Excel (recommended untuk analisis)
- PDF (untuk distribusi ke orang tua)
- CSV (untuk integrasi e-Raport)
Customize Layout (Untuk PDF)
- Pilih orientasi: Portrait / Landscape
- Tampilkan/sembunyikan kolom tertentu
- Include grafik kehadiran atau tidak
- Include foto siswa atau tidak
Generate & Download

Klik “Generate”, tunggu proses selesai, lalu Download

Statistik Kehadiran Siswa

Dashboard menyediakan berbagai statistik untuk analisis kehadiran per siswa dan per kelas.

Key Metrics Per Siswa

Persentase Kehadiran

Formula: (Total Hadir / Total Hari Kerja) x 100%

95%: Excellent (Nilai A)
90-95%: Good (Nilai B)
80-90%: Fair (Nilai C)
< 80%: Poor (Perlu perhatian khusus)

Dimasukkan ke nilai sikap di rapor

Frekuensi Keterlambatan

Jumlah Terlambat per Bulan

0-1x: Baik
2-3x: Cukup (Peringatan lisan)
3x: Buruk (Panggil orang tua)

Dimasukkan ke catatan kedisiplinan

Alpha Rate

Persentase Alpha

Formula: (Total Alpha / Total Hari Kerja) x 100%

0%: Sempurna
5%: Bermasalah (Konseling BK)
10%: Sangat bermasalah (Panggil orang tua wajib)

Pola Ketidakhadiran

Analisis Izin/Sakit

Izin: Frekuensi izin per bulan
Sakit: Frekuensi sakit (kesehatan siswa)
Pola: Sering hari Senin? Jumat? (indikasi bolos)

Key Metrics Per Kelas

Metric	Cara Hitung	Target
Tingkat Kehadiran Kelas	Rata-rata % kehadiran semua siswa	>92%
Ranking Kehadiran	Posisi kelas dibanding kelas lain	Top 5
Siswa Bermasalah	Jumlah siswa dengan kehadiran < 80%	< 3 siswa
Keterlambatan Rata-rata	Total menit terlambat / jumlah siswa	< 5 menit

Grafik Kehadiran per Kelas

Visualisasi data kehadiran untuk memudahkan analisis tren dan komparasi antar kelas.

Jenis Grafik

Grafik Garis - Tren Waktu

Menampilkan tren kehadiran kelas dari hari ke hari atau bulan ke bulan

X-axis: Tanggal/Bulan Y-axis: Persentase kehadiran

Use Case:

Identifikasi pola (kehadiran turun saat mendekati libur?)
Analisis tren jangka panjang
Komparasi semester 1 vs semester 2

Laporan Siswa Bermasalah

Sistem otomatis mendeteksi siswa dengan pola kehadiran bermasalah untuk tindak lanjut wali kelas atau BK.

Kriteria Siswa Bermasalah

Kehadiran Rendah

Persentase hadir < 80%

Kategori: Merah
Tindakan: Konseling BK + Panggil orang tua
Follow up: Weekly monitoring

Sering Terlambat

Terlambat >5x per bulan

Kategori: Kuning
Tindakan: Peringatan tertulis + Panggil orang tua
Follow up: Cek penyebab (jarak rumah jauh?)

Alpha Tinggi

Alpha >3x per bulan

Kategori: Merah
Tindakan: Panggil orang tua WAJIB + Home visit
Follow up: Cek kondisi keluarga

Pola Mencurigakan

Sering absen hari tertentu

Contoh: Selalu alpha/izin hari Senin
Kategori: Orange
Tindakan: Investigasi + Konseling
Follow up: Validasi alasan absen

Cara Melihat Laporan

Buka Menu Laporan Bermasalah

Klik tab “Siswa Bermasalah” di dashboard Riwayat Presensi
Filter Berdasarkan Kategori
- Kehadiran Rendah
- Sering Terlambat
- Alpha Tinggi
- Pola Mencurigakan
- Semua Kategori
Lihat Detail Siswa

Tabel akan menampilkan:
- Nama siswa & kelas
- Kategori masalah
- Statistik detail (% kehadiran, jumlah alpha, dll)
- Status follow up (sudah ditindak lanjuti atau belum)
- Tanggal terakhir update
Tandai Tindak Lanjut
- Klik tombol “Tindak Lanjut” pada row siswa
- Isi form tindakan yang sudah dilakukan:
  - Konseling tanggal X
  - Panggilan orang tua tanggal Y
  - Kesepakatan: siswa berjanji X, Y, Z
- Upload dokumen pendukung (berita acara, foto pertemuan)
- Simpan
Export Laporan

Export laporan siswa bermasalah untuk:
- Kepala madrasah (evaluasi bulanan)
- Rapat wali kelas
- Dokumentasi BK

Rekap Presensi per Mata Pelajaran

Untuk guru mata pelajaran, sistem juga menyediakan rekap kehadiran siswa per mapel (jika terintegrasi dengan jadwal pelajaran).

Cara Melihat Rekap per Mapel

Login sebagai Guru Mapel

Sistem akan menampilkan menu khusus guru
Pilih Mata Pelajaran

Dropdown: Pilih mapel yang Anda ajar (contoh: Matematika)
Pilih Kelas

Pilih kelas yang Anda ajar mapel tersebut (contoh: VII Unggulan)
Lihat Rekap

Sistem akan menampilkan:
- Total pertemuan (misal: 12 pertemuan)
- Kehadiran per siswa per pertemuan
- Persentase kehadiran per siswa khusus mapel ini
- Siswa dengan kehadiran < 75% (tidak boleh ikut ujian)

Integrasi dengan Modul Lain

Modul Riwayat Presensi Siswa terintegrasi dengan modul lain di sistem SIAKAD.

Integrasi Modul

Modul Rapor

Data kehadiran otomatis masuk rapor

Nilai sikap: Persentase kehadiran
Catatan: Frekuensi terlambat
Sanksi: Jika alpha >7x

Guru tidak perlu input manual

Modul BK

Siswa bermasalah auto-masuk sistem BK

BK dapat langsung follow up
Histori konseling tercatat
Tracking progress perbaikan

Modul Jadwal

Presensi per mata pelajaran

Guru dapat cek kehadiran per mapel
Validasi syarat ikut ujian (75%)
Rekap pertemuan per semester

Modul Keuangan

Potongan uang jajan/SPP

Jika alpha >5x → Potongan uang jajan
Jika kehadiran < 70% → Pemanggilan orang tua
Integrasi reward untuk siswa rajin

FAQ - Pertanyaan Umum

Bagaimana jika siswa lupa bawa kartu RFID?

Siswa harus melapor ke wali kelas atau petugas presensi. Wali kelas akan input manual presensi siswa tersebut dengan status “Hadir” dan keterangan “Lupa bawa kartu”. Siswa harus membawa kartu keesokan harinya.

Jika sering lupa (>3x), akan ada teguran tertulis dan panggilan orang tua.

Bagaimana jika kartu RFID rusak atau hilang?

Siswa harus segera melapor ke admin atau TU untuk penerbitan kartu baru. Sementara menunggu kartu baru, presensi di-input manual oleh wali kelas.

Biaya penggantian kartu rusak/hilang: Rp 25.000 (kebijakan dapat berbeda per madrasah).

Apakah orang tua bisa cek presensi anak secara online?

Ya! Orang tua dapat mengakses Portal Orang Tua di website madrasah atau aplikasi mobile. Login menggunakan username & password yang diberikan saat pendaftaran.

Orang tua dapat melihat:

Riwayat presensi anak (harian/mingguan/bulanan)
Status kehadiran real-time
Notifikasi WhatsApp otomatis saat anak tap
Grafik kehadiran dan laporan bulanan

Bagaimana cara mengajukan izin untuk anak?

Cara 1 - Via Portal Orang Tua (Recommended):

Login ke Portal Orang Tua
Klik menu “Pengajuan Izin”
Isi form: tanggal, alasan, upload surat (opsional)
Submit → Menunggu approval wali kelas

Cara 2 - WhatsApp ke Wali Kelas: Kirim pesan: “Assalamu’alaikum Pak/Bu, saya [Nama Orang Tua], orang tua [Nama Siswa] kelas [X]. Anak saya izin tidak masuk hari ini karena [alasan]. Terima kasih.”

Cara 3 - Surat Tertulis: Siswa membawa surat izin dari orang tua ke wali kelas saat kembali masuk.

Apakah notifikasi WhatsApp dikenakan biaya?

Tidak ada biaya tambahan untuk orang tua. Notifikasi WhatsApp gratis karena menggunakan sistem WhatsApp Gateway madrasah.

Pastikan nomor WhatsApp orang tua yang terdaftar di sistem adalah nomor yang aktif dan sering digunakan.

Bagaimana jika notifikasi tidak masuk ke WhatsApp orang tua?

Penyebab Umum:

Nomor WhatsApp tidak terdaftar/salah di sistem
Nomor WhatsApp tidak aktif atau di-blokir
WhatsApp Gateway madrasah sedang offline/maintenance
HP orang tua tidak terkoneksi internet

Solusi:

Cek nomor WhatsApp di data siswa, pastikan benar dan aktif
Hubungi admin untuk update nomor jika perlu
Test notifikasi dengan klik “Test Notifikasi” di Portal Orang Tua
Jika masih bermasalah, hubungi admin IT madrasah

Bagaimana cara melihat siswa yang belum presensi hari ini?

Buka halaman Riwayat Presensi Siswa
Klik tab “Hari Ini”
Klik filter “Belum Presensi” di bagian atas
Sistem akan menampilkan daftar siswa yang belum tap sampai saat ini

Wali kelas dapat follow up siswa yang belum tap dengan:

Cek ke kelas apakah siswa hadir tapi lupa tap
Telepon orang tua jika sampai jam 09:00 belum tap
Input manual jika siswa hadir tapi lupa tap

Apakah data presensi aman dan tidak bisa diubah sembarangan?

Ya, sangat aman! Sistem memiliki fitur:

Role-based Access: Hanya wali kelas, admin, dan kepala madrasah yang bisa edit
Audit Log: Semua perubahan tercatat (siapa, kapan, apa yang diubah)
Approval System: Koreksi data butuh approval dari kepala madrasah (untuk data sensitif)
Backup Otomatis: Data di-backup setiap hari ke cloud storage
Immutable RFID Data: Data tap dari RFID tidak bisa dihapus, hanya bisa ditambah keterangan

Jadi, data presensi terlindungi dan accountable.

Tips & Best Practices

Troubleshooting

Kartu Tidak Terbaca

Penyebab: Kartu rusak, reader error, atau jarak terlalu jauh Solusi:

Coba tap ulang dengan jarak lebih dekat - Bersihkan kartu dari kotoran - Lapor ke admin jika tetap error - Sementara: Input manual oleh wali kelas

Notifikasi Tidak Masuk

Penyebab: Nomor salah, WA Gateway offline, atau internet HP mati Solusi: - Cek nomor WA di data siswa - Test notifikasi via Portal Orang Tua - Hubungi admin untuk cek Gateway - Pastikan HP terkoneksi internet

Data Presensi Salah

Penyebab: Double tap, tap tidak sengaja, atau siswa tukar kartu Solusi: - Wali kelas edit/hapus data yang salah - Isi alasan koreksi dengan jelas - Log akan tercatat untuk audit - Edukasi siswa untuk tidak tukar kartu

Export Laporan Error

Penyebab: Data terlalu besar, koneksi timeout, atau server sibuk Solusi: - Kurangi range tanggal export (max 3 bulan) - Filter hanya kelas tertentu - Coba di jam yang tidak sibuk (malam) - Hubungi admin jika tetap error

Penutup

Modul Riwayat Presensi Siswa adalah jantung dari sistem monitoring kehadiran di madrasah. Dengan fitur notifikasi WhatsApp real-time, orang tua dapat memantau kehadiran anak secara langsung tanpa perlu menunggu laporan bulanan.

Manfaat Utama:

Transparansi kehadiran siswa ke orang tua
Deteksi dini siswa bermasalah
Efisiensi administrasi wali kelas
Data akurat untuk nilai rapor
Komunikasi proaktif madrasah-orang tua