Informasi & Pengumuman

Pengertian Informasi & Pengumuman

Modul Informasi adalah fitur untuk membuat dan menyebarkan pengumuman atau informasi penting kepada seluruh pengguna sistem. Informasi yang dipublikasikan dapat dilihat di dashboard dan otomatis dikirimkan melalui notifikasi WhatsApp.

Broadcast Otomatis

Informasi yang dipublish otomatis tersebar ke seluruh pengguna sistem

Notifikasi WhatsApp

Pengumuman penting langsung dikirim ke WhatsApp pengguna terdaftar

Target Audience

Pilih penerima: Semua, Guru, Siswa, Kelas Tertentu, atau Custom

Status Publikasi

Kelola dengan status: Draft, Published, Archived

Jenis Informasi

Berdasarkan Konten

Informasi untuk Semua - Libur madrasah - Acara besar (porseni, study tour) - Perubahan jadwal - Update kebijakan madrasah Target: Seluruh pengguna sistem

Berdasarkan Prioritas

Prioritas	Keterangan	Contoh
Urgent	Sangat penting dan mendesak	Libur mendadak, darurat
High	Penting dan perlu perhatian	Jadwal ujian, acara besar
Medium	Informasi standar	Pengumuman biasa
Low	Informasi ringan	Tips, reminder

Membuat Informasi Baru

Buka Menu Informasi

Navigasi ke Data Master → Informasi dari sidebar
Klik Tombol Tambah

Klik ”+ Buat Pengumuman” di pojok kanan atas
Isi Detail Informasi

Lengkapi form dengan informasi berikut:
- Judul (wajib) - Judul pengumuman yang menarik
- Konten (wajib) - Isi pengumuman lengkap (mendukung rich text)
- Kategori (wajib) - Pilih: Umum / Akademik / Administratif / Darurat
- Prioritas (wajib) - Pilih: Urgent / High / Medium / Low
- Target Audience (wajib) - Pilih penerima informasi
- Tanggal Mulai (wajib) - Kapan informasi ditampilkan
- Tanggal Berakhir (opsional) - Kapan informasi tidak ditampilkan lagi
- Lampiran (opsional) - Upload file pendukung (PDF, gambar)
Pilih Target Audience

Tentukan siapa yang akan menerima informasi:
- Semua Pengguna
- Guru/Pegawai
- Siswa (semua atau kelas tertentu)
- Staff TU
- Wali Kelas
- Custom (pilih manual)
Tentukan Status Publikasi
- Draft: Belum dipublikasikan, hanya terlihat oleh pembuat
- Published: Langsung dipublikasikan dan dikirim notifikasi WhatsApp
- Scheduled: Dijadwalkan untuk dipublikasikan di waktu tertentu
Simpan atau Publish
- Klik “Simpan sebagai Draft” untuk menyimpan tanpa publish
- Klik “Publish Sekarang” untuk langsung mempublikasikan

Status Publikasi

Draft

Informasi belum dipublikasikan

Hanya terlihat oleh pembuat dan admin
Dapat diedit kapan saja
Tidak muncul di dashboard pengguna
Tidak terkirim notifikasi WhatsApp

Gunakan untuk:

Menyusun pengumuman yang belum final
Review oleh atasan sebelum dipublikasikan
Menjadwalkan publikasi di masa depan

Published

Informasi sudah dipublikasikan

Terlihat oleh semua target audience
Muncul di dashboard pengguna
Otomatis terkirim notifikasi WhatsApp
Dapat diarsipkan jika sudah tidak relevan
Edit dengan hati-hati (perubahan tidak ternotifikasi ulang)

Otomatis terjadi saat:

Klik “Publish Sekarang”
Jadwal publikasi tercapai (untuk scheduled)

Archived

Informasi yang sudah tidak aktif

Tidak muncul di dashboard pengguna
Tetap tersimpan untuk histori
Dapat di-restore jika diperlukan
Tidak dapat diedit

Gunakan untuk:

Informasi yang sudah kadaluarsa
Pengumuman yang sudah selesai
Membersihkan dashboard dari informasi lama

Notifikasi WhatsApp

Cara Kerja Notifikasi WhatsApp

graph LR
    A[Admin Buat Informasi] --> B[Klik Publish]
    B --> C{Validasi Data}
    C -->|Valid| D[Update Status: Published]
    C -->|Invalid| E[Tampilkan Error]
    D --> F[Tampilkan di Dashboard]
    D --> G[Kirim ke WhatsApp]
    G --> H[Target: Semua Pengguna]
    G --> I[Target: Guru]
    G --> J[Target: Siswa kelas VII]
    G --> K[Target: Custom]

Format Pesan WhatsApp

Template Notifikasi:

*PENGUMUMAN MADRASAH*

*[Judul Pengumuman]*

[Isi konten pengumuman...]

 Tanggal: [DD/MM/YYYY]
 Waktu: [HH:MM WIB]

---
Dikirim otomatis dari Sistem Presensi RFID
MTs Negeri 1 Pandeglang

Contoh Nyata:

*PENGUMUMAN MADRASAH*

*Libur Hari Raya Idul Fitri 1446 H*

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Dengan ini kami informasikan bahwa:
- Libur Idul Fitri: 29 Maret - 7 April 2025
- Masuk kembali: Senin, 8 April 2025
- Harap persiapkan diri untuk KBM normal

Selamat merayakan Idul Fitri.
Mohon maaf lahir dan batin.

 Tanggal: 20 Maret 2025
 Waktu: 10:30 WIB

---
Dikirim otomatis dari Sistem Presensi RFID
MTs Negeri 1 Pandeglang

Syarat Notifikasi WhatsApp Terkirim

Nomor Terdaftar

Pengguna harus memiliki nomor WhatsApp terdaftar di profil

Status Published

Informasi harus berstatus Published (bukan Draft)

Target Valid

Pengguna termasuk dalam target audience yang dipilih

Koneksi Aktif

Sistem WhatsApp Gateway dalam kondisi online dan aktif

Target Audience

Tentukan siapa yang akan menerima informasi untuk memastikan pesan sampai ke penerima yang tepat.

Pilihan Target

Broadcast ke Seluruh Civitas Cocok untuk: - Pengumuman libur madrasah - Perubahan kebijakan umum - Acara besar yang melibatkan semua Penerima: Guru, Staff, Siswa, Wali Kelas, semua role

Mengedit Informasi

Klik ikon Edit pada row informasi yang ingin diubah
Perbarui konten atau pengaturan
Klik “Simpan”

Direkomendasikan 1. Edit informasi 2. Ubah status menjadi “Archived” 3. Informasi hilang dari dashboard tapi tetap tersimpan Keuntungan: - Data tetap ada untuk histori - Dapat di-restore jika diperlukan - Audit trail lengkap

Best Practice

Judul Jelas & Menarik

Gunakan judul yang informatif dan langsung to the point agar pengguna langsung paham

Konten Terstruktur

Gunakan bullet points, numbering, dan paragraph pendek agar mudah dibaca

Review Sebelum Publish

Simpan sebagai Draft dulu, minta review atasan, baru publish untuk menghindari kesalahan

Target Tepat

Pilih target audience yang tepat agar tidak spam pengguna yang tidak relevan

Contoh Kasus Penggunaan

Kasus 1: Pengumuman Libur Mendadak

Skenario: Hujan deras, madrasah diliburkan

Judul:  LIBUR MENDADAK - Hujan Deras
Kategori: Darurat
Prioritas: Urgent
Target: Semua Pengguna
Status: Published (langsung)

Konten:
Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Mengingat kondisi cuaca yang tidak memungkinkan,
madrasah DILIBURKAN untuk hari ini:

 Tanggal: Senin, 15 Januari 2025
 Pengumuman: 06:00 WIB

Kegiatan belajar mengajar akan dilanjutkan
kembali besok (Selasa, 16 Januari 2025)
dengan jadwal normal.

Harap informasikan ke teman dan keluarga.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Hasil: Notifikasi WhatsApp langsung terkirim ke 1000+ pengguna dalam hitungan menit.

Kasus 2: Jadwal Ujian Semester

Skenario: Pengumuman jadwal UAS

Judul:  Jadwal Ujian Akhir Semester Genap 2024/2025
Kategori: Akademik
Prioritas: High
Target: Semua Siswa
Status: Scheduled (Publish 1 minggu sebelum ujian)

Konten:
Kepada seluruh siswa,

Berikut jadwal Ujian Akhir Semester Genap:

 Tanggal: 1-8 Juni 2025
 Waktu: 07:30 - selesai

Jadwal lengkap terlampir.

Persiapkan diri dengan baik!

[Lampiran: jadwal_uas_genap_2025.pdf]

Kasus 3: Reminder Pembayaran SPP

Skenario: Reminder SPP bulan depan jatuh tempo

Judul: Reminder Pembayaran SPP Maret 2025
Kategori: Administratif
Prioritas: Medium
Target: Siswa (khusus yang belum bayar)
Status: Published

Konten:
Kepada orang tua/wali siswa,

Kami ingatkan bahwa pembayaran SPP bulan Maret 2025
akan jatuh tempo pada:

 Tanggal: 10 Maret 2025
 Nominal: Sesuai tagihan masing-masing

Pembayaran dapat dilakukan di:
- Bendahara madrasah (Loket TU)
- Transfer bank (rekening terlampir)

Terima kasih atas perhatiannya.

Troubleshooting

Notifikasi WhatsApp tidak terkirim

Penyebab:

Nomor WhatsApp pengguna tidak terdaftar
WhatsApp Gateway offline
Koneksi internet bermasalah

Solusi:

Cek status WhatsApp Gateway di dashboard
Verifikasi nomor WA pengguna di profil mereka
Restart WhatsApp Gateway jika perlu
Kirim ulang notifikasi secara manual

Informasi tidak muncul di dashboard pengguna

Penyebab:

Status masih Draft
Target audience tidak termasuk pengguna tersebut
Tanggal mulai belum tercapai

Solusi:

Ubah status menjadi Published
Cek target audience, pastikan sudah benar
Cek tanggal mulai dan berakhir

Notifikasi terkirim double

Penyebab: Klik tombol “Publish” berkali-kali

Solusi:

Tunggu sampai proses selesai (loading indicator)
Cek log pengiriman notifikasi
Di masa depan, klik sekali saja dan tunggu

Tips Keamanan

Statistik & Monitoring

Dashboard informasi menyediakan statistik:

Total informasi published
Jumlah penerima per informasi
Rate notifikasi WhatsApp terkirim
Jumlah pengguna yang sudah membaca
Tren publikasi informasi per bulan

Langkah Selanjutnya

Setup WhatsApp Gateway

Pastikan WhatsApp Gateway sudah terkonfigurasi dengan baik. Hubungi Tim IT untuk Setup →

Update Profil Pengguna

Pastikan semua pengguna memiliki nomor WhatsApp terdaftar di profil. Pelajari Update Profile →