Kartu Presensi RFID

Manajemen kartu RFID untuk presensi otomatis siswa dan pegawai

Apa itu Kartu Presensi RFID?

Kartu Presensi RFID adalah kartu identitas yang dilengkapi dengan chip RFID (Radio Frequency Identification) untuk melakukan presensi secara otomatis dengan sistem tap. Setiap kartu memiliki nomor unik yang terhubung dengan data siswa atau pegawai di sistem.

Presensi Cepat

Tap kartu di reader RFID, presensi langsung tercatat dalam hitungan detik

Akurat & Real-time

Data presensi langsung masuk ke sistem dan dapat dipantau secara real-time

Anti Manipulasi

Setiap kartu memiliki ID unik yang tidak dapat diduplikasi atau dipalsukan

Terintegrasi Penuh

Terhubung dengan sistem laporan, notifikasi, dan dashboard monitoring

Fungsi Kartu RFID

Presensi Harian

Tap untuk Masuk dan Pulang

Presensi masuk di pagi hari
Presensi pulang di sore hari
Otomatis tercatat dengan timestamp
Status kehadiran langsung ter-update (Hadir/Terlambat)

Identifikasi & Akses

Kartu sebagai ID Digital

🔐 Akses ke area tertentu (perpustakaan, lab)
Identifikasi diri yang sah dan resmi
Tracking aktivitas siswa/pegawai
🎫 Integrasi dengan sistem lain (kantin, dll - future)

Jenis Kartu Presensi

ID Card Siswa Informasi di Kartu: - Foto siswa - Nama lengkap - NIS / NISN - Kelas - Logo madrasah - Nomor RFID (barcode) Desain: Vertikal, full color Biaya: Rp 15.000 per kartu

Alur Pengajuan Kartu

graph TD
    A[Pengguna Ajukan Kartu] --> B[Status: Pending]
    B --> C{Admin Review}
    C -->|Disetujui| D[Status: Diproses]
    C -->|Ditolak| E[Status: Ditolak]
    D --> F[Registrasi Nomor RFID]
    F --> G[Cetak Kartu Fisik]
    G --> H[Status: Selesai]
    H --> I{Kartu Diambil?}
    I -->|Ya| J[Ceklis Ambil]
    I -->|Belum| K[Menunggu Pengambilan]
    J --> L[Biaya Rp 15.000 Ditagihkan]

    D --> M[Notifikasi WA: Diproses]
    H --> N[Notifikasi WA: Siap Diambil]
    J --> O[Notifikasi WA: Sudah Diserahkan]

Tahapan Detail

Pengajuan (User)

Siswa/pegawai mengajukan pembuatan kartu baru melalui sistem

Status: Pending
Review & Persetujuan (Admin)

Administrator mereview dan menyetujui pengajuan

Status: Diproses ⚙️

Notifikasi: WhatsApp ke user “Kartu sedang diproses”
Registrasi RFID (Admin)

Admin meregistrasi nomor RFID unik untuk kartu tersebut

Status: Diproses ⚙️
Cetak Kartu (Admin)

Kartu fisik dicetak dengan desain dan informasi lengkap

Status: Selesai

Notifikasi: WhatsApp ke user “Kartu sudah siap diambil”
Pengambilan Kartu (User)

User mengambil kartu di loket TU/operator

Admin ceklis status “Diserahkan”

Biaya: Rp 15.000 ditagihkan/dibayar

Notifikasi: WhatsApp ke user “Kartu telah diserahkan”

Biaya Pengajuan Kartu

Rincian Biaya

Komponen	Biaya
Material kartu PVC	Rp 5.000
Chip RFID	Rp 3.000
Cetak full color	Rp 4.000
Laminasi & finishing	Rp 2.000
Tali/lanyard	Rp 1.000
TOTAL	Rp 15.000

Kapan Biaya Ditagihkan?

Saat Pengambilan

Biaya ditagihkan hanya saat kartu sudah diserahkan ke user, bukan saat pengajuan

Akumulasi Otomatis

Sistem otomatis menambahkan biaya ke tagihan SPP/pembayaran user

Bukti Pembayaran

User menerima bukti pembayaran digital via sistem dan WhatsApp

Status Pengajuan Kartu

Status: Pending

Pengajuan menunggu review administrator

Pengajuan baru masuk
Belum direview oleh admin
User dapat membatalkan pengajuan
Tidak ada biaya jika dibatalkan

Status: Diproses ⚙️

Kartu sedang dalam proses pembuatan

Admin sudah menyetujui pengajuan
Registrasi RFID sedang berlangsung
Pencetakan kartu fisik
Notifikasi WhatsApp otomatis terkirim: “Kartu Anda sedang diproses”

Status: Selesai

Kartu sudah siap diambil

Kartu fisik sudah jadi
Menunggu pengambilan oleh user
Notifikasi WhatsApp otomatis terkirim: “Kartu sudah siap diambil di loket TU”
User dapat mengecek lokasi dan jam pengambilan

Status: Diserahkan

Kartu sudah diserahkan kepada user

Admin ceklis bahwa kartu sudah diserahkan
Biaya Rp 15.000 otomatis ditagihkan
Notifikasi WhatsApp otomatis terkirim: “Kartu telah diserahkan. Biaya Rp 15.000 sudah ditambahkan ke tagihan Anda”
User sudah dapat menggunakan kartu untuk presensi

Notifikasi WhatsApp Otomatis

Setiap perubahan status pengajuan kartu akan otomatis mengirim notifikasi WhatsApp kepada user.

Format Notifikasi

1. Status Diproses

 *KARTU PRESENSI - UPDATE*

Halo, [Nama User]

Pengajuan kartu presensi Anda telah disetujui dan
sedang dalam proses pembuatan.

 No. Pengajuan: KP-2025-0001
⚙️ Status: DIPROSES
⏱️ Estimasi selesai: 2-3 hari kerja

Anda akan dihubungi kembali saat kartu sudah siap
diambil.

---
MTs Negeri 1 Pandeglang
Sistem Presensi RFID

2. Status Selesai (Siap Diambil)

 *KARTU PRESENSI - SIAP DIAMBIL*

Halo, [Nama User]

Kartu presensi Anda sudah selesai dan siap diambil!

 No. Pengajuan: KP-2025-0001
 Status: SELESAI
💰 Biaya: Rp 15.000 (dibayar saat pengambilan)

 Lokasi Pengambilan: Loket TU
 Jam Pengambilan: Senin-Jumat, 08:00-14:00

Harap bawa bukti identitas saat pengambilan.

---
MTs Negeri 1 Pandeglang
Sistem Presensi RFID

3. Status Diserahkan

 *KARTU PRESENSI - DISERAHKAN*

Halo, [Nama User]

Kartu presensi Anda telah diserahkan.

 No. Pengajuan: KP-2025-0001
 Status: DISERAHKAN
 Biaya: Rp 15.000 (sudah ditambahkan ke tagihan)

Kartu Anda sudah aktif dan dapat digunakan untuk
presensi mulai sekarang.

 PENTING:
- Jaga kartu dengan baik
- Lapor segera jika hilang/rusak
- Kartu pengganti dikenakan biaya baru

Terima kasih!

---
MTs Negeri 1 Pandeglang
Sistem Presensi RFID

Kartu Hilang atau Rusak

Prosedur Kartu Hilang

Lapor ke Operator/TU

Segera laporkan kehilangan kartu ke bagian TU atau operator sistem
Nonaktifkan Kartu Lama

Admin akan menonaktifkan kartu yang hilang untuk mencegah penyalahgunaan
Ajukan Kartu Pengganti

Buat pengajuan kartu baru dengan alasan “Pengganti kartu hilang”
Bayar Biaya Pengganti

Dikenakan biaya yang sama: Rp 15.000
Terima Kartu Baru

Proses sama seperti pengajuan kartu baru (2-3 hari kerja)

Kartu masih bisa dibaca - Chip RFID masih berfungsi - Hanya lecet/kotor/pudar - Tidak perlu ganti, cukup dibersihkan - Gratis, tidak ada biaya

Riwayat Pengajuan Kartu

Sistem menyimpan histori lengkap semua pengajuan kartu untuk setiap user.

Informasi yang Tersimpan

Tanggal pengajuan
🔢 Nomor pengajuan (unik)
Status (Pending/Diproses/Selesai/Diserahkan/Ditolak)
Nomor RFID yang diregistrasi
💰 Biaya yang ditagihkan
Alasan pengajuan (Baru/Hilang/Rusak)
⏱️ Timeline perubahan status

Manfaat Riwayat

Tracking pengajuan yang sedang berjalan
Bukti pembayaran kartu
Audit trail untuk administrator
Referensi jika ada keluhan atau masalah

FAQ

Berapa lama proses pembuatan kartu?

Jawab: 2-3 hari kerja setelah pengajuan disetujui, tergantung antrian.

Apakah bisa percepat pembuatan kartu?

Jawab: Untuk kasus mendesak, hubungi operator. Bisa dipercepat dengan biaya tambahan atau prioritas khusus.

Kartu hilang saat belum bayar, apakah tetap kena biaya?

Jawab: Jika kartu hilang sebelum diserahkan (status masih Selesai), hubungi admin. Biaya bisa diwaive-kan untuk kasus tertentu.

Bisa tidak minta desain kartu khusus?

Jawab: Desain kartu mengikuti template standar madrasah. Tidak ada customization untuk individu demi keseragaman.

Nomor RFID bisa dipindah ke kartu lain?

Jawab: Tidak bisa. Setiap chip RFID memiliki nomor unik yang permanen dan tidak dapat dipindahkan.

Keamanan Kartu RFID

Enkripsi Data

Data di chip RFID terenkripsi dan tidak dapat dibaca sembarangan

Unique ID

Setiap kartu memiliki ID unik yang terdaftar di sistem, tidak bisa diduplikasi

Monitoring Real-time

Setiap tap kartu tercatat dengan lokasi dan waktu yang akurat

Alert System

Sistem mendeteksi aktivitas mencurigakan (tap ganda, lokasi tidak wajar)

Statistik Kartu Presensi

Dashboard menampilkan statistik kartu untuk monitoring:

Total kartu aktif (siswa + pegawai)
Pengajuan kartu per bulan
⏱️ Rata-rata waktu proses pembuatan
💰 Total pendapatan dari biaya kartu
Jumlah kartu pengganti (hilang/rusak)
Tingkat penggunaan kartu vs manual

Integrasi dengan Modul Lain

graph TD
    A[Kartu Presensi] --> B[Data Siswa/Pegawai]
    A --> C[Presensi Harian]
    A --> D[Laporan Kehadiran]
    A --> E[Pembayaran/Tagihan]
    A --> F[Notifikasi WhatsApp]
    C --> G[Dashboard Real-time]
    D --> H[Export Laporan]

Langkah Selanjutnya

Ajukan Kartu Sekarang

Mulai ajukan kartu presensi RFID Anda untuk kemudahan presensi harian. Ajukan Kartu →

Pelajari Presensi

Pahami cara menggunakan kartu untuk presensi masuk dan pulang. Pelajari Presensi →