Pengajuan Kartu Presensi

Pengertian Pengajuan Kartu

Pengajuan Kartu adalah proses formal untuk mendapatkan kartu presensi RFID baru. Setiap pengajuan akan melalui tahapan review, persetujuan, pembuatan, hingga distribusi kartu kepada pemohon.

Proses Digital

Ajukan kartu online tanpa perlu datang ke TU, cukup melalui sistem

Tracking Real-time

Pantau status pengajuan kapan saja melalui dashboard atau notifikasi WhatsApp

Transparan

Timeline dan biaya jelas, tidak ada biaya tersembunyi

Notifikasi Otomatis

Terima update setiap perubahan status via WhatsApp

Mengajukan Kartu Baru

Login ke Sistem

Masuk menggunakan username dan password Anda
Buka Menu Pengajuan Kartu

Navigasi ke Kartu Presensi → Pengajuan Kartu Presensi
Klik Tombol Ajukan

Klik ”+ Ajukan Kartu Baru” di pojok kanan atas
Isi Form Pengajuan

Lengkapi informasi berikut:
- Jenis Pengajuan (wajib)
  - ○ Kartu Baru (pertama kali)
  - ○ Pengganti Hilang
  - ○ Pengganti Rusak
- Alasan Pengajuan (wajib jika pengganti)
  - Jelaskan kronologi kehilangan/kerusakan
- Upload Foto (wajib untuk kartu baru)
  - Format: JPG/PNG
  - Ukuran: Maksimal 2 MB
  - Background: Merah untuk siswa, Biru untuk pegawai
  - Pas foto formal (tidak selfie)
- Konfirmasi Data Diri
  - Nama, NIS/NIP, Kelas/Jabatan (auto-filled)
  - Nomor WhatsApp aktif
  - Alamat lengkap
Review & Konfirmasi
- Periksa kembali semua data
- Baca syarat dan ketentuan
- Centang “Saya setuju dengan biaya Rp 15.000”
Submit Pengajuan

Klik “Kirim Pengajuan”

Status: Pending
Tunggu Persetujuan
- Admin akan mereview dalam 1x24 jam
- Anda akan menerima notifikasi via WhatsApp dan sistem

Registrasi Nomor RFID

Setelah pengajuan disetujui, admin akan meregistrasi nomor RFID unik untuk kartu Anda.

Proses Registrasi (Admin)

Scan Kartu Kosong

Admin scan kartu RFID kosong dengan reader
Sistem Baca Nomor Unik

Nomor RFID otomatis terbaca (contoh: 0AB3D5E7F1)
Link dengan Data User

Nomor RFID dihubungkan dengan data siswa/pegawai di database
Aktivasi Kartu

Kartu diaktifkan dan siap digunakan setelah cetak
Validasi

Admin test tap kartu untuk memastikan sudah terhubung

Proses Persetujuan

Administrator akan mereview setiap pengajuan sebelum diproses.

Kriteria Persetujuan

Pengajuan Memenuhi Syarat - Foto sesuai ketentuan - Data diri lengkap dan valid - Alasan jelas (untuk pengganti) - Tidak ada pengajuan ganda - Nomor WhatsApp aktif Aksi: Status → Diproses Notifikasi: WhatsApp terkirim otomatis

Mencetak Kartu

Setelah nomor RFID teregistrasi, admin akan mencetak kartu fisik.

Desain Kartu

Kartu Siswa (Vertikal)

┌─────────────────┐
│   [LOGO MTsN]   │
│ MTs Negeri 1    │
│   Pandeglang    │
├─────────────────┤
│                 │
│    [FOTO]       │
│   SISWA         │
│                 │
├─────────────────┤
│ NAMA: [Nama]    │
│ NIS : [NIS]     │
│ NISN: [NISN]    │
│ KELAS: [Kelas]  │
├─────────────────┤
│ [Barcode RFID]  │
└─────────────────┘

Kartu Pegawai (Horizontal)

┌──────────────────────────────────┐
│ [LOGO]  MTs Negeri 1 Pandeglang  │
├──────────────────────────────────┤
│ [FOTO]    NAMA: [Nama Pegawai]   │
│  GURU     NIP : [NIP]            │
│           JABATAN: [Jabatan]     │
│           [Barcode RFID]         │
└──────────────────────────────────┘

Spesifikasi Kartu

Komponen	Detail
Material	PVC Card 0.76mm
Ukuran	85.6mm x 54mm (standar ID card)
Chip	RFID 125kHz / 13.56MHz
Cetak	Full color 2 sisi (depan-belakang)
Finishing	Laminasi glossy
Aksesoris	Lanyard/tali gantung

Status Pengajuan

1. Pending

Pengajuan baru masuk, menunggu review

Yang Terjadi:

Pengajuan masuk ke antrian admin
Admin akan review dalam 1x24 jam kerja
User dapat membatalkan pengajuan jika berubah pikiran

Yang Bisa Dilakukan User:

Cek status di dashboard
Batalkan pengajuan
Belum bisa ambil kartu

Estimasi Waktu: Maksimal 1 hari kerja

2. Diproses

Pengajuan disetujui, kartu sedang dibuat

Yang Terjadi:

Pengajuan sudah disetujui admin
Nomor RFID sedang diregistrasi
Kartu fisik sedang dicetak
Notifikasi WhatsApp otomatis terkirim

Isi Notifikasi:

 KARTU PRESENSI - DIPROSES

Halo, [Nama]

Pengajuan kartu Anda telah disetujui!

 No. Pengajuan: KP-2025-0123
 Status: DIPROSES
 Estimasi selesai: 2-3 hari kerja

Anda akan dihubungi kembali saat kartu
sudah siap diambil.

Terima kasih atas kesabaran Anda.

---
MTs Negeri 1 Pandeglang

Yang Bisa Dilakukan User:

Pantau status via dashboard
Hubungi admin jika ada pertanyaan
Tidak bisa batalkan (sudah diproses)

Estimasi Waktu: 2-3 hari kerja

3. Selesai

Kartu sudah jadi, siap diambil

Yang Terjadi:

Kartu fisik sudah selesai dicetak
Kartu sudah ditest dan berfungsi normal
Kartu menunggu di loket TU untuk diambil
Notifikasi WhatsApp otomatis terkirim

Isi Notifikasi:

 KARTU PRESENSI - SIAP DIAMBIL

Halo, [Nama]

Kartu presensi Anda sudah selesai!

 No. Pengajuan: KP-2025-0123
 Status: SELESAI
 Biaya: Rp 15.000 (bayar saat ambil)

 Ambil di: Loket TU Madrasah
 Jam buka: Senin-Jumat, 08:00-14:00
        Sabtu, 08:00-12:00

Harap bawa:
- Bukti identitas (KTP/Kartu Pelajar lama)
- Screenshot notifikasi ini

Kartu dapat diambil mulai sekarang.

---
MTs Negeri 1 Pandeglang

Yang Bisa Dilakukan User:

Ambil kartu di loket TU
Siapkan uang Rp 15.000 tunai/transfer
Bawa bukti identitas

Lokasi Pengambilan:

Loket TU MTs Negeri 1 Pandeglang
Senin-Jumat: 08:00 - 14:00
Sabtu: 08:00 - 12:00 (untuk madrasah swasta)

4. Diserahkan

Kartu sudah diserahkan kepada user

Yang Terjadi:

User sudah mengambil kartu di loket TU
Admin ceklis status “Diserahkan” di sistem
Biaya Rp 15.000 otomatis ditambahkan ke tagihan user
Notifikasi WhatsApp otomatis terkirim

Isi Notifikasi:

 KARTU PRESENSI - DISERAHKAN

Halo, [Nama]

Kartu presensi Anda telah diserahkan.

 No. Pengajuan: KP-2025-0123
 Status: DISERAHKAN
 Tanggal penyerahan: 15 Jan 2025, 10:30
 Biaya: Rp 15.000
    (sudah ditambahkan ke tagihan)

Kartu Anda sudah AKTIF dan dapat digunakan
untuk presensi mulai sekarang.

 PENTING:
• Jaga kartu dengan baik
• Gunakan lanyard agar tidak hilang
• Lapor segera jika hilang/rusak
• Kartu pengganti dikenakan biaya baru

Selamat menggunakan!

---
MTs Negeri 1 Pandeglang

Yang Bisa Dilakukan User:

Mulai gunakan kartu untuk presensi
Cek tagihan pembayaran di sistem
Simpan kartu dengan baik
Pasang lanyard

Akumulasi Biaya:

Biaya Rp 15.000 otomatis masuk ke tagihan pembayaran user
Dapat dibayar bersamaan dengan pembayaran SPP bulan berikutnya
Bukti pembayaran tersedia di dashboard

Melihat Status Pengajuan

Cara Cek Status

Melalui Halaman Dashboard 1. Login ke sistem 2. Di dashboard, lihat widget “Pengajuan Kartu Saya” 3. Status terbaru akan ditampilkan dengan warna: - Pending: Kuning - Diproses: Biru - Selesai: Hijau - Diserahkan: Hijau ceklis

Riwayat Pengajuan Kartu

Sistem menyimpan histori lengkap semua pengajuan Anda.

Informasi di Riwayat

Detail Pengajuan

Nomor pengajuan unik - Tanggal pengajuan - Jenis (Baru/Pengganti) - Alasan pengajuan

Timeline Status

Pending: 10 Jan 2025, 09:00 - Diproses: 10 Jan 2025, 14:00 - Selesai: 13 Jan 2025, 16:00 - Diserahkan: 15 Jan 2025, 10:30

Data Kartu

Nomor RFID teregistrasi - Tanggal aktivasi - Status kartu (Aktif/Nonaktif)
Lokasi reader terakhir tap

Pembayaran

Biaya: Rp 15.000 - Status bayar: Lunas/Belum - Tanggal pembayaran - Nomor bukti pembayaran

Kartu Hilang/Rusak

Mengajukan Kartu Pengganti

Lapor Kehilangan/Kerusakan

Segera lapor ke bagian TU atau operator
Admin Nonaktifkan Kartu Lama

Kartu lama dinonaktifkan untuk mencegah penyalahgunaan
Ajukan Kartu Pengganti
- Pilih jenis: “Pengganti Hilang” atau “Pengganti Rusak”
- Jelaskan kronologi kehilangan/kerusakan
- Upload bukti (jika ada): foto kartu rusak, surat kehilangan, dll
Upload Foto Baru

Foto yang sama dengan kartu sebelumnya (sudah tersimpan di sistem)
Proses Sama dengan Kartu Baru
- Review → Diproses → Selesai → Diserahkan
- Biaya sama: Rp 15.000
- Nomor RFID baru akan diregistrasi

Menonaktifkan Kartu

Kartu dapat dinonaktifkan dalam kondisi tertentu:

Alasan Nonaktif

Siswa lulus/pindah: Kartu otomatis nonaktif
Pegawai resign/pensiun: Kartu dikembalikan ke TU
Kartu hilang: Dinonaktifkan untuk keamanan
Kartu rusak: Dinonaktifkan sebelum diganti
Sanksi/pelanggaran: Suspend sementara oleh admin

Dampak Kartu Nonaktif

Tidak bisa tap presensi
Tidak bisa akses area RFID-protected
Data histori tetap tersimpan
Bisa diaktifkan kembali (kasus tertentu)

Biaya dan Pembayaran

Rincian Biaya

Biaya per Kartu: Rp 15.000

Jenis Pengajuan	Biaya
Kartu Baru (Pertama)	Rp 15.000
Pengganti Hilang	Rp 15.000
Pengganti Rusak	Rp 15.000
Kartu Tamu (Deposit)	Gratis (deposit dikembalikan)

Cara Pembayaran

Bayar di Loket TU

Bayar langsung saat pengambilan kartu
Terima kartu + bukti pembayaran
Simpan bukti untuk rekonsiliasi

Tips & Best Practice

Foto Berkualitas

Upload foto dengan resolusi tinggi, background sesuai, dan lighting cukup untuk hasil cetak maksimal

Data Lengkap

Pastikan nomor WhatsApp aktif agar notifikasi terkirim dan Anda tidak ketinggalan update

Jaga Kartu

Pasang lanyard, simpan di tempat aman, hindari tekukan dan air untuk memperpanjang umur kartu

Lapor Cepat

Jika kartu hilang, segera lapor untuk dinonaktifkan agar tidak disalahgunakan orang lain

Troubleshooting

Pengajuan ditolak, kenapa?

Penyebab Umum:

Foto tidak sesuai ketentuan (selfie, background salah)
Data tidak lengkap atau tidak valid
Sudah ada pengajuan aktif yang belum selesai

Solusi:

Baca alasan penolakan di notifikasi
Perbaiki sesuai feedback admin
Ajukan ulang dengan data yang benar

Sudah 5 hari tapi kartu belum selesai?

Kemungkinan:

Antrian panjang (periode ramai seperti awal tahun ajaran)
Printer/alat cetak bermasalah
Menunggu stok kartu kosong

Solusi:

Hubungi admin/operator untuk konfirmasi
Cek status di dashboard untuk update terbaru
Bersabar, admin akan infokan jika ada kendala

Notifikasi WhatsApp tidak masuk?

Penyebab:

Nomor WhatsApp salah/tidak aktif
WhatsApp diblokir
Gateway WhatsApp madrasah down

Solusi:

Update nomor WhatsApp di profil
Cek status via dashboard (tidak bergantung WA saja)
Hubungi admin untuk re-send notifikasi

Kartu tidak berfungsi saat tap?

Penyebab:

Kartu belum diaktifkan oleh admin
Chip RFID rusak
Reader bermasalah

Solusi:

Test di reader lain untuk isolir masalah
Konfirmasi ke admin apakah nomor RFID sudah teregistrasi
Jika chip rusak, ajukan penggantian

Langkah Selanjutnya

Gunakan Kartu

Setelah menerima kartu, mulai gunakan untuk presensi harian masuk dan pulang. Pelajari Cara Presensi →

Lihat Riwayat Presensi

Pantau kehadiran Anda melalui menu riwayat presensi. Lihat Riwayat →