Data Pegawai

Pengertian Data Pegawai

Data Pegawai adalah database lengkap yang menyimpan informasi seluruh guru, staff TU, dan karyawan madrasah. Database ini mencakup data personal, jabatan, status kepegawaian, kontak, hingga dokumen pendukung.

Database Terpusat

Satu sumber kebenaran untuk semua data kepegawaian madrasah

Terintegrasi

Terhubung dengan presensi, kartu RFID, penggajian, dan laporan

Mudah Dikelola

Interface user-friendly untuk CRUD (Create, Read, Update, Delete) data

Scalable

Mampu menampung ribuan data pegawai dengan performa optimal

---

Menambah Pegawai Baru

1. Buka Menu Data Pegawai

   Navigasi ke Menu Pegawai → Pegawai dari sidebar

2. Klik Tombol Tambah

   Klik ”+ Tambah Pegawai” di pojok kanan atas

3. Isi Data Personal

   Informasi Dasar:

   • Nama Lengkap (wajib) - Sesuai ijazah
   • NIP (opsional) - Untuk PNS
   • NIK (wajib) - Nomor KTP
   • NUPTK (opsional) - Untuk guru
   • Tempat Lahir (wajib)
   • Tanggal Lahir (wajib)
   • Jenis Kelamin (wajib)
   • Agama (wajib)

   Kontak:

   • Email (wajib) - Email aktif
   • No. HP (wajib) - WhatsApp aktif
   • Alamat Lengkap (wajib)
   • Kode Pos (opsional)

4. Atur Jabatan & Status

   • Jabatan (wajib) - Pilih dari dropdown
   • Status Kepegawaian (wajib) - PNS / GTT / PTT
   • TMT (Terhitung Mulai Tanggal) (wajib) - Tanggal mulai kerja
   • Status Aktif (wajib) - Aktif / Nonaktif

5. Upload Foto Pegawai

   • Klik “Upload Foto”
   • Pilih file foto (JPG/PNG, max 2MB)
   • Background: Biru untuk pegawai
   • Crop dan sesuaikan jika perlu

6. Link Kartu RFID (Opsional)

   • Jika sudah ada kartu RFID, input nomor RFID
   • Atau skip, akan diisi nanti saat kartu tersedia

7. Simpan Data

   Klik “Simpan” untuk menyimpan data pegawai

8. Verifikasi

   • Sistem akan validasi data
   • Jika ada error, perbaiki sesuai petunjuk
   • Jika sukses, pegawai muncul di daftar

Tip

Pastikan email dan nomor HP yang diinput aktif dan valid karena akan digunakan untuk kredensial login dan notifikasi sistem.

---

Data yang Dibutuhkan

Data Wajib

Identitas Pribadi

• Nama lengkap - NIK (KTP) - Tempat & tanggal lahir - Jenis kelamin - Agama

Kontak

• Email aktif - Nomor HP/WhatsApp - Alamat lengkap

Kepegawaian

• Jabatan - Status (PNS/GTT/PTT) - TMT (Tanggal Mulai Tugas) - Status aktif

Data Opsional

Kategori	Data	Keterangan
Identifikasi	NIP	Khusus PNS
	NUPTK	Khusus guru
Pendidikan	Ijazah terakhir	S1, S2, S3
	Jurusan	Sesuai ijazah
Kepegawaian	Golongan	Untuk PNS
	Masa kerja	Otomatis hitung dari TMT
Keluarga	Status nikah	Menikah/Belum
	Jumlah tanggungan	Untuk tunjangan
Bank	Nomor rekening	Untuk penggajian
	Nama bank	BRI, BNI, Mandiri, dll

---

Mengatur Jabatan Pegawai

Setiap pegawai harus memiliki jabatan yang menentukan:

• Jadwal kerja (masuk-pulang)
• Hak akses sistem
• Tanggung jawab
• Struktur pelaporan

Memilih Jabatan

Saat Input Baru

Pilih dari Dropdown 1. Di form tambah pegawai, cari field “Jabatan” 2. Klik dropdown, pilih jabatan yang sesuai 3. Jika jabatan belum ada, buat dulu di menu Data Master → Jabatan

Edit Pegawai Existing

Ubah Jabatan 1. Klik Edit pada row pegawai 2. Ubah field “Jabatan” 3. Simpan perubahan Perubahan jabatan akan mempengaruhi jadwal presensi mulai hari berikutnya

Multi Jabatan

Pegawai dengan Beberapa Jabatan Contoh: Guru merangkap Wali Kelas 1. Jabatan utama: Guru Mata Pelajaran 2. Jabatan tambahan: Wali Kelas (di field terpisah) Jadwal presensi mengikuti jabatan utama

---

Menghubungkan dengan Kartu RFID

Agar pegawai dapat presensi dengan sistem RFID, data pegawai harus di-link dengan kartu.

Cara Link Kartu RFID

1. Siapkan Kartu RFID

   Pastikan pegawai sudah memiliki kartu RFID aktif

2. Buka Data Pegawai

   Klik Edit pada pegawai yang akan di-link

3. Scan Nomor RFID

   • Gunakan RFID reader untuk scan kartu
   • Atau input manual nomor RFID (10 digit integer)
   • Contoh: 1365289563

4. Simpan

   Klik “Simpan”, sistem akan validasi:

   • Apakah nomor RFID sudah terdaftar?
   • Apakah sudah digunakan pegawai lain?

5. Test Tap

   Minta pegawai test tap kartu di reader untuk konfirmasi

Caution

Satu nomor RFID hanya bisa di-link ke satu pegawai. Jika nomor sudah digunakan, sistem akan menolak dan menampilkan error.

---

Mengedit Data Pegawai

Edit Data Personal

1. Cari pegawai di tabel menggunakan search atau filter
2. Klik ikon Edit (pensil) pada row pegawai
3. Ubah data yang perlu diperbarui
4. Klik “Simpan”

Yang Dapat Diedit

• Data personal (nama, kontak, alamat)
• Jabatan dan status kepegawaian
• Foto pegawai
• Nomor RFID
• Email dan nomor HP
• NIK dan NIP (hati-hati, harus sesuai dokumen resmi)

Note

Perubahan data pegawai akan langsung berlaku dan mempengaruhi sistem presensi, login, dan notifikasi. Pastikan data yang diinput sudah benar.

---

Upload Foto Pegawai

Foto pegawai digunakan untuk:

• ID card / kartu RFID
• Profil di sistem
• Laporan kepegawaian

Ketentuan Foto

Format File

• JPG, JPEG, PNG - Maksimal 2 MB - Resolusi minimum 300x400 px - Resolusi ideal 600x800 px

Background

• Biru untuk pegawai - Background polos, tidak bergambar - Lighting cukup, tidak gelap/silau

Pose

• Pas foto formal - Wajah menghadap kamera - Tidak pakai kacamata hitam - Tidak selfie atau foto candid

Cara Upload Foto

Upload Satu Foto

Saat Input/Edit Pegawai 1. Klik button “Upload Foto” 2. Pilih file dari komputer 3. Crop jika perlu 4. Klik “Simpan”

Upload Massal

Import Foto via ZIP 1. Siapkan folder berisi semua foto pegawai 2. Nama file foto: {NIP}.jpg atau {NIK}.jpg 3. Compress folder menjadi ZIP 4. Klik “Import Foto Pegawai” 5. Upload file ZIP 6. Sistem akan otomatis match dengan data pegawai

---

Import Data Pegawai Massal

Untuk menambahkan banyak pegawai sekaligus, gunakan fitur import.

Import dari Excel

1. Download Template Excel

   Klik button “Download Template” di halaman Data Pegawai

2. Isi Data di Excel

   Lengkapi kolom-kolom berikut:

   Kolom	Wajib	Contoh
   nama_lengkap	Ya	Ahmad Dahlan, S.Pd
   nik	Ya	3601012345678901
   nip	Tidak	198501012010011001
   tempat_lahir	Ya	Pandeglang
   tanggal_lahir	Ya	1985-01-01
   jenis_kelamin	Ya	L / P
   agama	Ya	Islam
   email	Ya	[email protected]
   no_hp	Ya	081234567890
   alamat	Ya	Jl. Merdeka No. 10
   jabatan_kode	Ya	GURU-01
   status_kepegawaian	Ya	PNS / GTT / PTT
   tmt	Ya	2010-01-01
   status_aktif	Ya	Aktif / Nonaktif

3. Upload File Excel

   • Klik “Import Data Pegawai”
   • Pilih file Excel yang sudah diisi
   • Klik “Upload”

4. Preview & Validasi

   • Sistem akan tampilkan preview data
   • Cek apakah ada error atau warning
   • Perbaiki jika ada yang salah

5. Proses Import

   • Jika tidak ada error, klik “Proses Import”
   • Tunggu hingga selesai
   • Sistem akan tampilkan summary: berapa data berhasil, berapa gagal

Perhatian!

• Data yang sudah ada (duplikat NIK/NIP) akan dilewati atau di-update sesuai pengaturan - Pastikan format tanggal sudah benar: YYYY-MM-DD - Kode jabatan harus sudah terdaftar di sistem, jika tidak akan error

---

Import Foto Pegawai via ZIP

Untuk upload banyak foto sekaligus:

1. Siapkan Folder Foto

   Kumpulkan semua foto pegawai dalam satu folder

2. Rename File Foto

   Nama file harus sesuai NIK atau NIP:

   • 3601012345678901.jpg (NIK)
   • 198501012010011001.jpg (NIP)
   • Ekstensi: .jpg, .jpeg, .png

3. Compress ke ZIP

   • Zip folder tersebut
   • Nama ZIP bebas, contoh: foto_pegawai_2025.zip

4. Upload ZIP

   • Klik “Import Foto Pegawai”
   • Pilih file ZIP
   • Upload

5. Proses Import

   • Sistem extract ZIP
   • Match foto dengan data pegawai berdasarkan nama file
   • Tampilkan summary: berapa foto berhasil, berapa tidak cocok

Tip

Foto yang tidak cocok dengan data pegawai akan dilewati. Cek log import untuk detail pegawai mana yang fotonya tidak ter-upload.

---

Export Data Pegawai

Export data untuk keperluan pelaporan atau backup.

Format Export

Excel (.xlsx)

Microsoft Excel - Cocok untuk analisis lanjutan - Dapat diedit dan diproses ulang - Support formula dan pivot table Klik: “Export” → “Excel”

PDF

Portable Document Format - Cocok untuk cetak dan arsip - Tidak dapat diedit (read-only) - Layout rapi dan profesional Klik: “Export” → “PDF”

CSV

Comma-Separated Values - Cocok untuk integrasi sistem lain - Format universal, ringan - Dapat dibuka di Excel/Google Sheets Klik: “Export” → “CSV”

Custom Export

Anda dapat memfilter data sebelum export:

• Filter Jabatan: Export hanya guru, atau hanya staff TU
• Filter Status: Hanya PNS, atau hanya GTT
• Filter Aktif: Hanya pegawai aktif
• Pilih Kolom: Pilih kolom mana saja yang akan di-export

---

Menonaktifkan Pegawai

Untuk pegawai yang resign, pensiun, atau cuti panjang:

1. Buka Data Pegawai

   Cari pegawai yang akan dinonaktifkan

2. Edit Status

   • Klik Edit
   • Ubah Status Aktif menjadi “Nonaktif”
   • Isi Alasan (opsional): Resign, Pensiun, Cuti, dll

3. Simpan

   Klik “Simpan”

4. Verifikasi

   Pegawai nonaktif akan:

   • Tidak bisa login sistem
   • Kartu RFID tidak aktif (tidak bisa tap)
   • Data tetap tersimpan untuk histori
   • Riwayat presensi tetap ada

Note

Pegawai yang dinonaktifkan tidak akan dihapus dari database. Data tetap ada untuk keperluan histori, laporan, dan audit.

---

Menghapus Data Pegawai

Peringatan!

Menghapus data pegawai adalah tindakan permanen dan tidak dapat dibatalkan. Pastikan Anda benar-benar yakin sebelum menghapus.

Kapan Boleh Hapus?

• Data duplikat atau salah input
• Pegawai belum pernah presensi
• Tidak ada histori transaksi

Kapan TIDAK Boleh Hapus?

• Pegawai sudah pernah presensi
• Sudah ada riwayat transaksi (gaji, dll)
• Terhubung dengan data lain (kartu RFID, pengguna)

Solusi: Gunakan “Nonaktifkan” daripada menghapus.

Cara Hapus

1. Cari pegawai yang akan dihapus
2. Klik ikon Hapus (trash) pada row pegawai
3. Konfirmasi penghapusan dengan klik “Ya, Hapus”
4. Data akan dihapus permanen

---

Troubleshooting

Tidak bisa simpan data pegawai baru

Penyebab:

• NIK sudah terdaftar (duplikat)
• Email sudah digunakan pegawai lain
• Format data tidak valid (tanggal, email, dll)

Solusi:

1. Cek pesan error di form
2. Perbaiki data sesuai petunjuk
3. Pastikan NIK dan email unik

Import Excel gagal semua

Penyebab:

• Format Excel salah (bukan template yang disediakan)
• Ada kolom wajib yang kosong
• Format tanggal tidak sesuai (harus YYYY-MM-DD)
• Kode jabatan tidak terdaftar

Solusi:

1. Download ulang template resmi
2. Cek log error untuk detail
3. Perbaiki data di Excel
4. Upload ulang

Foto tidak muncul setelah upload

Penyebab:

• File terlalu besar (>2MB)
• Format tidak didukung
• Koneksi internet terputus saat upload

Solusi:

1. Compress foto hingga < 2MB
2. Gunakan format JPG/PNG
3. Upload ulang dengan koneksi stabil

Kartu RFID tidak bisa di-link

Penyebab:

• Nomor RFID sudah digunakan pegawai lain
• Format nomor RFID salah
• Kartu belum diregistrasi

Solusi:

1. Cek apakah nomor RFID sudah terdaftar
2. Pastikan format 10 digit integer
3. Registrasi kartu dulu di menu Kartu Presensi

---

Best Practice

Data Akurat

Pastikan data sesuai dokumen resmi (KTP, SK, ijazah) untuk menghindari masalah administrasi

Update Berkala

Review dan update data pegawai setiap semester, terutama kontak dan alamat

Backup Rutin

Export data pegawai setiap bulan sebagai backup, simpan di storage terpisah

Validasi Import

Selalu preview sebelum finalisasi import untuk menghindari data corrupt

---

Integrasi dengan Modul Lain

graph TD
    A[Data Pegawai] --> B[Jabatan]
    A --> C[Kartu RFID]
    A --> D[User/Login]
    A --> E[Presensi Harian]
    E --> F[Laporan Kehadiran]
    A --> G[Penggajian Future]
    D --> H[Hak Akses Sistem]

---

Langkah Selanjutnya

Ajukan Kartu RFID

Setelah data pegawai lengkap, ajukan kartu RFID untuk presensi otomatis. Pelajari Kartu Presensi →

Lihat Riwayat Presensi

Monitor kehadiran pegawai dan generate laporan. Pelajari Riwayat Presensi →