Riwayat Presensi Pegawai

Pengertian Riwayat Presensi

Riwayat Presensi Pegawai adalah modul untuk monitoring, analisis, dan pelaporan kehadiran seluruh pegawai madrasah. Modul ini menampilkan data presensi real-time yang tercatat melalui sistem RFID dan dapat dikoreksi secara manual jika diperlukan.

Real-time Monitoring

Pantau kehadiran pegawai secara langsung saat tap kartu RFID

Multi Filter

Filter berdasarkan periode, pegawai, jabatan, atau status kehadiran

Koreksi Manual

Edit data presensi untuk kasus lupa tap atau kondisi khusus

Export Fleksibel

Generate laporan dalam berbagai format (Excel, PDF, CSV)

---

Melihat Rekap Presensi

Rekap Harian

Melihat kehadiran pegawai hari ini

1. Buka Menu Riwayat Presensi

   Navigasi ke Menu Pegawai → Riwayat Presensi Pegawai

2. Dashboard Real-time

   Dashboard akan menampilkan:

   • Total pegawai aktif
   • Sudah presensi: X pegawai
   • Belum presensi: Y pegawai
   • Terlambat: Z pegawai
   • Alpha: A pegawai

3. Lihat Detail

   Tabel akan menampilkan daftar pegawai dengan kolom:

   • Foto pegawai
   • Nama & NIP
   • Jabatan
   • Waktu Masuk
   • Waktu Pulang
   • Status Kehadiran
   • Aksi (Detail/Edit)

Tip

Dashboard akan auto-refresh setiap 30 detik untuk menampilkan data terbaru secara real-time.

---

Filter Berdasarkan Periode

Sistem mendukung berbagai filter periode untuk analisis kehadiran.

Hari Ini

Presensi Real-time Hari Ini - Default view saat membuka halaman - Update setiap pegawai tap - Cocok untuk monitoring harian Klik: Tab “Hari Ini”

Minggu Ini

Rekap 7 Hari Terakhir - Senin - Ahad (atau Senin - Sabtu untuk swasta) - Tampilkan tren kehadiran mingguan - Identifikasi pola keterlambatan Klik: Tab “Minggu Ini”

Bulan Ini

Rekap Bulan Berjalan - Dari tanggal 1 sampai hari ini - Summary: total hadir, izin, sakit, alpha - Persentase kehadiran per pegawai Klik: Tab “Bulan Ini”

Custom Range

Pilih Tanggal Sendiri - Klik “Custom” - Pilih tanggal mulai - Pilih tanggal akhir (max 3 bulan) - Klik “Terapkan” Cocok untuk laporan semester, triwulan, atau periode khusus

Quick Filter Periode

Kemarin

Rekap presensi 1 hari sebelumnya untuk verifikasi

7 Hari Terakhir

Analisis tren seminggu untuk evaluasi cepat

30 Hari Terakhir

Overview kehadiran sebulan penuh

Bulan Lalu

Rekap bulan sebelumnya untuk laporan bulanan

---

Filter Berdasarkan Pegawai

Filter Individual

Melihat riwayat presensi pegawai tertentu

1. Klik dropdown “Pilih Pegawai”
2. Ketik nama pegawai di search box
3. Pilih pegawai dari hasil pencarian
4. Tabel akan menampilkan riwayat presensi pegawai tersebut

Filter Multi Pegawai

Bandingkan beberapa pegawai sekaligus

1. Centang kotak di samping nama pegawai
2. Bisa pilih multiple (max 10)
3. Klik “Bandingkan”
4. Sistem tampilkan perbandingan kehadiran

---

Filter Berdasarkan Jabatan

Analisis kehadiran berdasarkan jabatan untuk evaluasi kinerja per unit kerja.

Pilihan Filter Jabatan

Semua Jabatan

Tampilkan semua pegawai tanpa filter jabatan

Guru

Filter hanya guru mata pelajaran dan wali kelas

Staff TU

Filter hanya pegawai TU, bendahara, operator

Struktural

Filter hanya kepala madrasah dan wakil kepala

Staff Pendukung

Filter satpam, kebersihan, driver, dll

Use Case Filter Jabatan

• Rapat Guru: Cek kehadiran guru untuk rapat
• Evaluasi TU: Analisis kedisiplinan staff TU
• Monitoring Satpam: Pastikan satpam shift hadir
• Laporan per Unit: Generate laporan per divisi

---

Status Presensi

Sistem mencatat berbagai status kehadiran pegawai.

Status Kehadiran

Status	Icon	Keterangan	Warna
Hadir		Tepat waktu, tidak terlambat	Hijau
Terlambat		Masuk melebihi toleransi keterlambatan	Kuning
Izin		Tidak masuk dengan izin resmi (surat/approval)	Biru
Sakit		Tidak masuk karena sakit (dengan surat dokter)	Orange
Cuti	🏖️	Cuti resmi (tahunan, melahirkan, dll)	Ungu
Alpha		Tidak masuk tanpa keterangan	Merah
Libur		Hari libur nasional/madrasah	Abu-abu

Detail Status

Hadir

Kehadiran Normal Kriteria: - Tap masuk sebelum batas waktu - Dalam toleransi keterlambatan - Tap pulang sesuai jadwal Contoh: - Jadwal masuk: 07:00 - Toleransi: 15 menit - Pegawai tap: 06:55 → Hadir - Pegawai tap: 07:10 → Hadir (masih dalam toleransi)

Terlambat

Keterlambatan Kriteria: - Tap masuk melebihi toleransi - Masih dalam batas maksimal tap Contoh: - Jadwal masuk: 07:00 - Toleransi: 15 menit - Pegawai tap: 07:20 → Terlambat (5 menit lebih) Sistem Mencatat: - Durasi keterlambatan - Frekuensi terlambat per bulan - Alert jika >3x terlambat dalam sebulan

Izin/Sakit/Cuti

Tidak Hadir dengan Alasan Izin: - Urusan keluarga, acara penting - Perlu approval atasan - Input manual oleh admin/atasan Sakit: - Tidak masuk karena sakit - Perlu surat dokter (>3 hari) - Dapat di-input sendiri (max 2 hari) Cuti: - Cuti tahunan (12 hari/tahun) - Cuti melahirkan (3 bulan) - Cuti besar, dll - Harus approval kepala madrasah

Alpha

Tidak Hadir Tanpa Keterangan Kriteria: - Tidak tap sampai batas maksimal - Tidak ada izin/sakit/cuti - Tidak ada koreksi manual Contoh:

• Batas maksimal tap: 12:00 - Sampai jam 12:00 belum tap → Alpha Dampak: - Potongan gaji/tunjangan - Surat peringatan (jika berulang) - Dihitung dalam evaluasi kinerja

---

Koreksi Data Presensi

Untuk kasus lupa tap, error sistem, atau kondisi khusus, admin dapat melakukan koreksi manual.

Kapan Perlu Koreksi?

Lupa Tap

Pegawai hadir tapi lupa tap kartu RFID

Tugas Luar

Pegawai dinas/tugas di luar madrasah seharian

Error Sistem

Reader RFID error, data tidak tercatat

Kondisi Khusus

Rapat di luar, workshop, atau acara resmi

Cara Koreksi Data

1. Buka Detail Presensi

   Cari tanggal dan pegawai yang akan dikoreksi

2. Klik Tombol Edit

   Klik ikon Edit (pensil) pada row presensi tersebut

3. Pilih Jenis Koreksi

   Input Waktu Manual

   Input Jam Masuk/Pulang - Pilih: “Input Manual” - Isi waktu masuk (contoh: 07:00) - Isi waktu pulang (contoh: 15:30) - Isi alasan koreksi (wajib)

   Ubah Status

   Ganti Status Kehadiran - Pilih: “Ubah Status” - Pilih status baru: Izin/Sakit/Cuti - Isi alasan (wajib) - Upload bukti (opsional: surat izin/surat dokter)

   Hapus Presensi

   Batalkan Presensi Salah - Pilih: “Hapus Presensi” - Konfirmasi penghapusan - Isi alasan (wajib) Presensi akan dihapus dan status kembali “Belum Presensi”

4. Approval (Opsional)

   Untuk perubahan tertentu, perlu approval:

   • Koreksi oleh Operator → Approval Super Admin
   • Koreksi masa lalu (>7 hari) → Approval Kepala Madrasah

5. Simpan Koreksi

   Klik “Simpan”, sistem akan:

   • Catat perubahan di log
   • Update status presensi
   • Kirim notifikasi ke pegawai terkait (opsional)

Audit Trail

Semua koreksi data presensi akan tercatat dalam log yang mencakup:

• Siapa yang melakukan koreksi
• Kapan koreksi dilakukan
• Data sebelum dan sesudah koreksi
• Alasan koreksi

Log ini penting untuk audit dan transparansi.

---

Export Laporan Presensi

Generate laporan kehadiran untuk keperluan administrasi dan evaluasi.

Format Export

Excel (.xlsx)

Microsoft Excel - Rekomendasi Kelebihan: - Dapat diedit dan analisis lanjutan - Support formula dan pivot table - Grafik dan chart bawaan Isi Laporan: - Sheet 1: Data presensi detail - Sheet 2: Summary per pegawai - Sheet 3: Grafik kehadiran Use Case: Analisis data, rekap bulanan, pelaporan ke atasan

PDF

Portable Document Format Kelebihan: - Siap cetak, layout rapi - Tidak dapat diedit (final) - Professional look Isi Laporan: - Header: Logo, judul, periode - Body: Tabel presensi - Footer: Tanda tangan digital Use Case: Arsip resmi, lampiran SK, dokumentasi

CSV

Comma-Separated Values Kelebihan: - Format universal, ringan - Integrasi dengan sistem lain - Mudah di-import Isi Laporan: - Plain text dengan delimiter koma - Hanya data, tidak ada formatting Use Case: Import ke sistem lain, backup data raw

Cara Export

1. Pilih Filter

   Tentukan data yang akan di-export:

   • Periode waktu
   • Pegawai (semua atau pilihan)
   • Jabatan (semua atau filter)
   • Status kehadiran (semua atau tertentu)

2. Klik Tombol Export

   Klik button “Export Laporan” di pojok kanan atas

3. Pilih Format

   Pilih format yang diinginkan:

   • Excel (recommended)
   • PDF
   • CSV

4. Customize Layout (Opsional)

   Untuk PDF, Anda dapat:

   • Pilih orientasi: Portrait / Landscape
   • Tampilkan/sembunyikan kolom tertentu
   • Include grafik atau tidak

5. Generate & Download

   Klik “Generate”, tunggu proses selesai, lalu Download

Tip

Untuk laporan bulanan rutin, Anda dapat membuat Template Laporan yang tersimpan sehingga tidak perlu setting ulang setiap bulan.

---

Statistik Kehadiran Pegawai

Dashboard menyediakan berbagai statistik untuk analisis kehadiran.

Key Metrics

Tingkat Kehadiran

Persentase Kehadiran

Formula: (Total Hadir / Total Hari Kerja) x 100%

• 95%: Excellent

• 85-95%: Good
• 75-85%: Fair
• < 75%: Poor

Rata-rata Keterlambatan

Durasi Terlambat per Pegawai

• Hitung total menit terlambat
• Bagi dengan jumlah hari kerja
• Identifikasi pegawai sering terlambat

Alpha Rate

Persentase Absen Tanpa Keterangan

Formula: (Total Alpha / Total Hari Kerja) x 100%

Target: < 2% per bulan

Izin/Sakit/Cuti

Cuti & Izin Terpakai

• Track sisa cuti tahunan
• Monitor frekuensi izin
• Analisis pola sakit

Perbandingan Periode

Metric	Bulan Ini	Bulan Lalu	Trend
Tingkat Kehadiran	96.5%	94.2%	📈 +2.3%
Rata-rata Terlambat	3.2 menit	5.1 menit	📈 -1.9 menit
Alpha Rate	1.2%	2.8%	📈 -1.6%
Total Izin	15 hari	12 hari	📉 +3 hari

---

Grafik Kehadiran

Visualisasi data kehadiran untuk memudahkan analisis tren.

Jenis Grafik

Line Chart

Grafik Garis - Tren Waktu Menampilkan tren kehadiran dari hari ke hari atau bulan ke bulan X-axis: Tanggal/Bulan Y-axis: Persentase kehadiran Cocok untuk: Identifikasi pola, analisis tren jangka panjang

Bar Chart

Grafik Batang - Perbandingan Membandingkan kehadiran antar pegawai atau antar jabatan X-axis: Nama pegawai/Jabatan Y-axis: Jumlah hari hadir Cocok untuk: Ranking, komparasi antar unit

Pie Chart

Grafik Lingkaran - Proporsi Menampilkan proporsi status kehadiran (Hadir, Izin, Sakit, Alpha) Cocok untuk: Summary cepat, presentasi ke atasan

Heatmap

Calendar Heatmap Menampilkan pola kehadiran dalam bentuk calendar - Hijau tua: Hadir semua - Hijau muda: Hadir sebagian - Merah: Alpha banyak Cocok untuk: Identifikasi hari-hari bermasalah

---

Fitur Notifikasi

Sistem dapat mengirim notifikasi otomatis untuk berbagai kondisi.

Alert Otomatis

Pegawai Alpha

Notifikasi Real-time Jika pegawai tidak tap sampai batas waktu, sistem kirim alert ke: - Admin sistem - Kepala Madrasah - Atasan langsung pegawai Via: Email, WhatsApp, Dashboard

Keterlambatan Berulang

Warning Kedisiplinan Jika pegawai terlambat >3x dalam sebulan: - Alert ke admin - Notifikasi ke pegawai terkait - Recommend surat peringatan

Rekap Bulanan

Otomatis Setiap Akhir Bulan Sistem auto-generate dan kirim rekap ke: - Kepala Madrasah (semua pegawai) - Setiap pegawai (data pribadi) - Staff TU (untuk arsip)

Reminder Cuti

Pengingat Sisa Cuti Notifikasi otomatis jika: - Sisa cuti >10 hari menjelang akhir tahun - Remind pegawai untuk ambil cuti - Cegah cuti hangus

---

Laporan Khusus

Laporan Kedisiplinan

Untuk evaluasi kinerja pegawai

Mencakup:

• Persentase kehadiran per pegawai
• Frekuensi keterlambatan
• Total alpha per periode
• Komparasi dengan rata-rata madrasah
• Rekomendasi: Reward atau Sanksi

Laporan Jabatan

Analisis kehadiran per unit kerja

Mencakup:

• Tingkat kehadiran per jabatan
• Perbandingan antar jabatan
• Identifikasi jabatan dengan masalah kehadiran
• Rekomendasi perbaikan

Laporan Keuangan

Untuk perhitungan gaji/tunjangan

Mencakup:

• Total hari kerja efektif per pegawai
• Potongan karena alpha/terlambat
• Tunjangan kehadiran (jika ada)
• Data untuk sistem penggajian

---

Troubleshooting

Data presensi tidak muncul

Penyebab:

• Koneksi reader RFID ke sistem terputus
• Database error
• Filter terlalu spesifik

Solusi:

1. Refresh halaman (F5)
2. Cek koneksi reader RFID
3. Reset filter ke default
4. Hubungi IT jika masih error

Export laporan gagal

Penyebab:

• Data terlalu besar (>10.000 baris)
• Timeout server
• Format tidak didukung

Solusi:

1. Perkecil range waktu (max 3 bulan)
2. Filter data (pilih jabatan tertentu)
3. Coba format lain (Excel → CSV)
4. Download di off-peak hours

Koreksi data ditolak

Penyebab:

• Tidak punya hak akses
• Perlu approval atasan
• Data sudah di-lock (akhir bulan)

Solusi:

1. Cek role dan hak akses Anda
2. Minta approval ke atasan
3. Hubungi Super Admin untuk unlock

Grafik tidak muncul

Penyebab:

• Browser tidak support chart library
• JavaScript disabled
• Data tidak cukup untuk grafik

Solusi:

1. Update browser ke versi terbaru
2. Enable JavaScript
3. Pastikan ada minimal 7 hari data

---

Best Practice

Cek Harian

Review rekap presensi setiap hari untuk deteksi dini masalah kehadiran

Koreksi Cepat

Lakukan koreksi manual maksimal 2 hari setelah kejadian agar data akurat

Backup Laporan

Export dan simpan laporan bulanan sebagai arsip dan backup

Evaluasi Rutin

Lakukan evaluasi kehadiran setiap akhir bulan untuk perbaikan kedisiplinan

---

Integrasi dengan Modul Lain

graph TD
    A[Riwayat Presensi] --> B[Data Pegawai]
    A --> C[Kartu RFID]
    A --> D[Jadwal Presensi]
    A --> E[Laporan]
    E --> F[Evaluasi Kinerja]
    E --> G[Penggajian]
    A --> H[Notifikasi]
    H --> I[Email]
    H --> J[WhatsApp]

---

Langkah Selanjutnya

Export Laporan

Generate laporan kehadiran pegawai untuk periode tertentu. Lihat Panduan Export →

Kelola Data Pegawai

Update data pegawai untuk memastikan sinkronisasi dengan presensi. Ke Data Pegawai →