Data Siswa

Pengertian Data Siswa

Data Siswa adalah database lengkap yang menyimpan informasi seluruh siswa madrasah dari berbagai tingkat dan jurusan. Database ini mencakup data personal, akademik, data orang tua, hingga dokumen pendukung yang terintegrasi dengan sistem presensi.

Database Terpusat

Satu sumber data untuk ribuan siswa dari kelas VII sampai IX

Terintegrasi

Terhubung dengan presensi, kartu RFID, kelas, dan notifikasi orang tua

Mudah Dikelola

Interface user-friendly untuk CRUD dan operasi massal (naik tingkat, lulus)

Scalable

Mampu menampung ribuan data siswa dengan performa optimal

Menambah Siswa Baru

Buka Menu Data Siswa

Navigasi ke Menu Siswa → Siswa dari sidebar
Klik Tombol Tambah

Klik ”+ Tambah Siswa” di pojok kanan atas
Isi Data Personal

Identitas Siswa:
- Nama Lengkap (wajib) - Sesuai akta lahir
- NIS (wajib) - Nomor Induk Siswa madrasah
- NISN (wajib) - Nomor Induk Siswa Nasional
- NIK (wajib) - Nomor KTP/KK
- Tempat Lahir (wajib)
- Tanggal Lahir (wajib)
- Jenis Kelamin (wajib) - L/P
- Agama (wajib) - Islam (default)
- Anak ke- (opsional) - Urutan dalam keluarga
Kontak:
- No. HP Siswa (opsional) - WhatsApp siswa
- Email Siswa (opsional) - Email aktif
- Alamat Lengkap (wajib)
- RT/RW (opsional)
- Kelurahan/Desa (wajib)
- Kecamatan (wajib)
- Kabupaten/Kota (wajib)
- Kode Pos (opsional)
Isi Data Akademik
- Tahun Masuk (wajib) - Contoh: 2024
- Kelas (wajib) - Pilih dari dropdown
- Jurusan (wajib) - Otomatis sesuai kelas
- Tahun Pelajaran (wajib) - Otomatis tahun aktif
- Asal Sekolah (opsional) - SMP/MTs asal
- No. Ijazah Sebelumnya (opsional)
- Status Siswa (wajib) - Aktif (default)
Isi Data Orang Tua/Wali

Data Ayah:
- Nama Ayah (wajib)
- NIK Ayah (opsional)
- Pekerjaan Ayah (wajib)
- Penghasilan Ayah (opsional)
- No. HP Ayah (wajib) - WhatsApp aktif
Data Ibu:
- Nama Ibu (wajib)
- NIK Ibu (opsional)
- Pekerjaan Ibu (wajib)
- Penghasilan Ibu (opsional)
- No. HP Ibu (wajib) - WhatsApp aktif
Data Wali (jika ada):
- Nama Wali (opsional)
- Hubungan dengan siswa
- No. HP Wali (opsional)
Upload Foto Siswa
- Klik “Upload Foto”
- Pilih file foto (JPG/PNG, max 2MB)
- Background: Merah untuk siswa
- Crop dan sesuaikan jika perlu
Link Kartu RFID (Opsional)
- Jika sudah ada kartu RFID, input nomor RFID
- Atau skip, akan diisi nanti saat kartu ready
Simpan Data

Klik “Simpan” untuk menyimpan data siswa

Data yang Dibutuhkan

Data Wajib

Identitas Siswa

Nama lengkap - NIS (Nomor Induk Siswa) - NISN (dari Kemendikbud) - NIK (KTP/KK) - Tempat & tanggal lahir - Jenis kelamin - Agama - Alamat lengkap

Data Akademik

Tahun masuk - Kelas (VII, VIII, IX) - Jurusan (Unggulan/Reguler) - Tahun pelajaran - Status siswa (Aktif)

Data Orang Tua

Nama Ayah & Ibu - Pekerjaan Ayah & Ibu - No. HP Ayah/Ibu (WhatsApp) Minimal satu nomor HP orang tua harus ada untuk notifikasi

Data Opsional

Kategori	Data	Keterangan
Personal	Anak ke-	Urutan dalam keluarga
	Email siswa	Untuk komunikasi
	No. HP siswa	WhatsApp pribadi
Akademik	Asal sekolah	SMP/MTs sebelumnya
	No. Ijazah	Ijazah SMP/MTs
Keluarga	NIK orang tua	Untuk verifikasi
	Penghasilan	Untuk beasiswa
	Data wali	Jika diasuh wali

Mengatur Kelas Siswa

Setiap siswa harus terdaftar dalam satu kelas aktif.

Memilih Kelas

Pilih dari Dropdown 1. Di form tambah siswa, cari field “Kelas” 2. Klik dropdown, pilih kelas yang sesuai 3. Jurusan akan otomatis terisi sesuai kelas 4. Contoh: Pilih “VII Unggulan” → Jurusan: Unggulan, Tingkat: VII

Menghubungkan dengan Kartu RFID

Agar siswa dapat presensi dengan sistem RFID, data siswa harus di-link dengan kartu.

Cara Link Kartu RFID

Siapkan Kartu RFID

Pastikan siswa sudah memiliki kartu RFID aktif (sudah ajukan dan selesai)
Buka Data Siswa

Klik Edit pada siswa yang akan di-link
Scan Nomor RFID
- Gunakan RFID reader untuk scan kartu
- Atau input manual nomor RFID (10 digit integer)
- Contoh: 1365289563
Simpan

Klik “Simpan”, sistem akan validasi:
- Apakah nomor RFID sudah terdaftar?
- Apakah sudah digunakan siswa lain?
Test Tap

Minta siswa test tap kartu di reader untuk konfirmasi

Mengedit Data Siswa

Edit Data Personal & Akademik

Cari siswa di tabel menggunakan search atau filter
Klik ikon Edit (pensil) pada row siswa
Ubah data yang perlu diperbarui
Klik “Simpan”

Yang Dapat Diedit

Data personal (nama, kontak, alamat)
Data akademik (kelas, status)
Data orang tua (nama, kontak)
Foto siswa
Nomor RFID
NIS, NISN, NIK (hati-hati, harus sesuai dokumen resmi)

Upload Foto Siswa

Foto siswa digunakan untuk:

ID card / kartu RFID
Profil di sistem
Absensi visual (opsional)
Laporan dan dokumen

Ketentuan Foto

Format File

JPG, JPEG, PNG - Maksimal 2 MB - Resolusi minimum 300x400 px - Resolusi ideal 600x800 px

Background

Merah untuk siswa - Background polos, tidak bergambar - Lighting cukup, tidak gelap/silau

Pose

Pas foto formal - Wajah menghadap kamera - Tidak pakai kacamata hitam - Tidak selfie atau foto candid - Seragam sekolah (direkomendasikan)

Saat Input/Edit Siswa 1. Klik button “Upload Foto” 2. Pilih file dari komputer 3. Crop jika perlu 4. Klik “Simpan”

Import Foto via ZIP 1. Siapkan folder berisi semua foto siswa 2. Nama file foto: {NIS}.jpg atau {NISN}.jpg - Contoh: 2024001.jpg (NIS) - Contoh: 0012345678.jpg (NISN) 3. Compress folder menjadi ZIP 4. Klik “Import Foto Siswa” 5. Upload file ZIP 6. Sistem akan otomatis match dengan data siswa

Import Data Siswa Massal

Untuk menambahkan banyak siswa sekaligus (misalnya siswa baru PPDB), gunakan fitur import.

Import dari Excel

Download Template Excel

Klik button “Download Template” di halaman Data Siswa

Isi Data di Excel

Lengkapi kolom-kolom berikut:

Kolom	Wajib	Contoh
nama_lengkap	Ya	Ahmad Zainuddin
nis	Ya	2024001
nisn	Ya	0012345678
nik	Ya	3601012010010001
tempat_lahir	Ya	Pandeglang
tanggal_lahir	Ya	2010-01-01
jenis_kelamin	Ya	L / P
agama	Ya	Islam
alamat	Ya	Jl. Merdeka No. 10
kelas_kode	Ya	VII-Unggulan-1
tahun_masuk	Ya	2024
nama_ayah	Ya	Ahmad Dahlan
hp_ayah	Ya	081234567890
pekerjaan_ayah	Ya	Petani
nama_ibu	Ya	Siti Aminah
hp_ibu	Ya	081298765432
pekerjaan_ibu	Ya	Ibu Rumah Tangga
status_siswa	Ya	Aktif

Upload File Excel
- Klik “Import Data Siswa”
- Pilih file Excel yang sudah diisi
- Klik “Upload”
Preview & Validasi
- Sistem akan tampilkan preview data
- Cek apakah ada error atau warning:
  - NIS/NISN duplikat
  - Format tanggal salah
  - Kode kelas tidak ditemukan
- Perbaiki jika ada yang salah
Proses Import
- Jika tidak ada error, klik “Proses Import”
- Tunggu hingga selesai (bisa 1-5 menit untuk ratusan data)
- Sistem akan tampilkan summary:
  - Berhasil: X siswa
  - Gagal: Y siswa (dengan detail error)

Import Foto Siswa via ZIP

Untuk upload banyak foto sekaligus:

Siapkan Folder Foto

Kumpulkan semua foto siswa dalam satu folder
Rename File Foto

Nama file harus sesuai NIS atau NISN:
- 2024001.jpg (NIS)
- 0012345678.jpg (NISN)
- Ekstensi: .jpg, .jpeg, .png
Compress ke ZIP
- Zip folder tersebut
- Nama ZIP bebas, contoh: foto_siswa_x_2024.zip
Upload ZIP
- Klik “Import Foto Siswa”
- Pilih file ZIP
- Upload
Proses Import
- Sistem extract ZIP
- Match foto dengan data siswa berdasarkan nama file
- Tampilkan summary:
  - Berhasil: X foto
  - Tidak cocok: Y foto (siswa tidak ditemukan)

Export Data Siswa

Export data untuk keperluan pelaporan, backup, atau integrasi sistem lain.

Format Export

Microsoft Excel - Rekomendasi Kelebihan: - Dapat diedit dan analisis lanjutan - Support formula dan pivot table - Grafik dan chart bawaan Isi Export: - Sheet 1: Data siswa lengkap - Sheet 2: Summary per kelas - Sheet 3: Statistik Use Case: Analisis data, rekap per kelas, dapodik

Custom Export

Anda dapat memfilter data sebelum export:

Filter Kelas: Export hanya kelas VII Unggulan, atau Kelas VIII semua jurusan
Filter Status: Hanya siswa aktif, atau include lulus/keluar
Pilih Kolom: Pilih kolom mana saja yang akan di-export
Include Foto: Export dengan foto atau tanpa foto

Pindah Kelas / Naik Tingkat

Pindah Kelas Individual

Untuk memindahkan satu siswa ke kelas lain

Edit data siswa yang akan dipindah
Ubah field “Kelas” ke kelas tujuan
Simpan

Use Case: Siswa pindah jurusan (Unggulan→ IPS), atau pemerataan kelas

Naik Tingkat Massal

Untuk kenaikan kelas di akhir tahun ajaran (X→XI, XI→XII)

Filter Siswa
- Klik tab “kelas VII” (atau XI)
- Centang “Pilih Semua” atau pilih siswa tertentu yang naik
Klik Naik Tingkat

Klik button “Naik ke Kelas VIII ” (atau XII)
Pilih Rombel Tujuan

Sistem akan tampilkan pilihan:
- Otomatis: Sistem distribusi siswa merata ke semua rombel
- Manual: Anda pilih rombel tujuan untuk setiap siswa
Untuk mode otomatis:
- Siswa X Unggulan→ VIII Unggulan(dipisah ke rombel 1, 2, 3 otomatis)
- Siswa X IPS → XI IPS (dipisah ke rombel 1, 2 otomatis)
Preview Perubahan

Sistem tampilkan preview:
- Siswa A: VII Unggulan → VIII Unggulan1
- Siswa B: VII Unggulan → VIII Unggulan2
- dst…
Review dan pastikan sudah benar
Konfirmasi & Proses

Klik “Proses Naik Tingkat”

Sistem akan:
- Update kelas semua siswa terpilih
- Update tahun pelajaran
- Log aktivitas
- Generate laporan kenaikan kelas
Notifikasi

Sistem otomatis kirim notifikasi ke:
- Siswa: “Selamat, Anda naik ke Kelas VIII Unggulan1”
- Orang tua: “Anak Anda naik ke Kelas VIII Unggulan1”
- Wali kelas baru: “Siswa baru di kelas Anda: …”

Siswa Lulus / Keluar

Proses Kelulusan

Untuk siswa Kelas VIII I yang lulus ujian

Filter Siswa Kelas VIII I

Pilih semua siswa Kelas VIII I yang lulus
Klik Proses Kelulusan

Klik button “Proses Kelulusan”
Input Data Kelulusan
- Tanggal lulus
- Nomor ijazah
- Rata-rata nilai (opsional)
- Upload scan ijazah (opsional)
Konfirmasi

Sistem akan:
- Update status siswa → “Lulus”
- Nonaktifkan kartu RFID
- Nonaktifkan akun login
- Pindah data ke database alumni
- Generate sertifikat digital (opsional)
Notifikasi

Kirim notifikasi kelulusan ke siswa & orang tua via WhatsApp

Siswa Keluar (DO/Mutasi)

Untuk siswa yang keluar sebelum lulus

Edit data siswa yang keluar
Ubah Status Siswa menjadi “Keluar”
Isi Alasan Keluar:
- Drop Out (DO)
- Mutasi keluar (pindah sekolah)
- Alasan pribadi/keluarga
Isi Tanggal Keluar
Simpan

Sistem akan:

Nonaktifkan kartu RFID siswa
Nonaktifkan akun login
Data tetap tersimpan untuk histori
Generate surat keterangan pindah (jika mutasi)

Menghapus Data Siswa

Kapan Boleh Hapus?

Data duplikat atau salah input
Siswa belum pernah presensi
Test data atau data dummy

Kapan TIDAK Boleh Hapus?

Siswa sudah pernah presensi
Sudah ada riwayat nilai atau transaksi
Sudah terhubung dengan kartu RFID

Solusi: Gunakan “Ubah Status: Keluar” daripada menghapus.

Cara Hapus

Cari siswa yang akan dihapus
Klik ikon Hapus (trash) pada row siswa
Konfirmasi penghapusan dengan klik “Ya, Hapus”
Data akan dihapus permanen

Troubleshooting

Tidak bisa simpan data siswa baru

Penyebab:

NIS atau NISN sudah terdaftar (duplikat)
Format NISN salah (harus 10 digit)
Kelas tidak valid atau tidak aktif

Solusi:

Cek pesan error di form
Pastikan NIS dan NISN unik
Validasi format NISN: 10 digit angka
Pilih kelas yang aktif di tahun pelajaran ini

Import Excel gagal semua

Penyebab:

Format Excel salah (bukan template yang disediakan)
Ada kolom wajib yang kosong
Format tanggal tidak sesuai (harus YYYY-MM-DD)
Kode kelas tidak terdaftar
Nomor HP format salah

Solusi:

Download ulang template resmi
Cek log error untuk detail
Perbaiki data di Excel sesuai error
Pastikan format tanggal: 2010-01-15
Upload ulang

Foto tidak muncul setelah upload

Penyebab:

File terlalu besar (>2MB)
Format tidak didukung (harus JPG/PNG)
Koneksi internet terputus saat upload

Solusi:

Compress foto hingga < 2MB
Convert ke JPG atau PNG
Upload ulang dengan koneksi stabil

Naik tingkat massal error

Penyebab:

Kelas tujuan belum dibuat
Kapasitas kelas tujuan penuh
Ada siswa yang status “Keluar”

Solusi:

Buat kelas tujuan terlebih dahulu (VIII Unggulan1, 2, 3, dst)
Tingkatkan kapasitas kelas jika perlu
Uncheck siswa berstatus “Keluar” sebelum proses

Best Practice

Data Akurat

Pastikan NIS, NISN, dan NIK sesuai dokumen resmi untuk menghindari masalah di Dapodik

Update Kontak Orang Tua

Verifikasi nomor WhatsApp orang tua setiap semester agar notifikasi lancar

Backup Rutin

Export data siswa setiap bulan sebagai backup, terutama sebelum naik tingkat/kelulusan

Validasi Import

Selalu preview dan cek error sebelum finalisasi import untuk menghindari data corrupt

Integrasi dengan Modul Lain

graph TD
    A[Data Siswa] --> B[Kelas]
    A --> C[Kartu RFID]
    A --> D[Presensi Harian]
    D --> E[Laporan Kehadiran]
    D --> F[Notifikasi Orang Tua]
    A --> G[User/Login Siswa]
    A --> H[Tahun Pelajaran]

Langkah Selanjutnya

Ajukan Kartu RFID

Setelah data siswa lengkap, ajukan kartu RFID untuk presensi otomatis. Pelajari Kartu Presensi →

Lihat Riwayat Presensi

Monitor kehadiran siswa dan generate laporan. Pelajari Riwayat Presensi →