Skip to content
Dokumentasi Aplikasi Madrasah

Jabatan

Pengertian Jabatan

Section titled “Pengertian Jabatan”

Jabatan adalah posisi struktural atau fungsional yang dimiliki pegawai dalam organisasi madrasah. Setiap jabatan memiliki tanggung jawab dan hak akses yang berbeda dalam sistem presensi.

Struktur Organisasi Jelas

Definisikan hirarki dan struktur kepegawaian madrasah secara sistematis

Hak Akses Terhubung

Jabatan dapat dikaitkan dengan jadwal presensi dan hak akses sistem yang berbeda

Fleksibel & Customizable

Tambahkan jabatan custom sesuai kebutuhan organisasi madrasah Anda

Pelaporan Terstruktur

Laporan kehadiran dapat dikelompokkan berdasarkan jabatan untuk analisis

Jenis-jenis Jabatan

Section titled “Jenis-jenis Jabatan”

Jabatan Struktural

Section titled “Jabatan Struktural”

Jabatan yang memiliki tanggung jawab manajerial dan pengambilan keputusan.

Kepala Madrasah - Pimpinan tertinggi madrasah - Akses penuh ke semua fitur sistem - Menerima rekap kehadiran semua pegawai Wakil Kepala Madrasah - Kurikulum, Kesiswaan, Humas, Sarana Prasarana - Akses sesuai bidang tugasnya

Jabatan Fungsional

Section titled “Jabatan Fungsional”

Jabatan yang berhubungan dengan tugas teknis operasional.

JabatanDeskripsiContoh
Guru Mata PelajaranPengajar mata pelajaran tertentuGuru Matematika, Guru Bahasa
Wali KelasPembina kelas tertentuWali Kelas VII Unggulan
Guru BKBimbingan dan konseling siswaKonselor
PustakawanPengelola perpustakaanStaff Perpustakaan
LaboranPengelola laboratoriumLaboran Unggulan, Laboran Komputer

Jabatan Pendukung

Section titled “Jabatan Pendukung”
JabatanDeskripsi
Satpam/PenjagaKeamanan dan kebersihan lingkungan
Staff KebersihanMaintenance kebersihan madrasah
DriverPengemudi kendaraan operasional
TeknisiMaintenance peralatan teknis

Struktur Organisasi

Section titled “Struktur Organisasi”
graph TD
    A[Kepala Madrasah] --> B[Wakil Kepala Madrasah]
    A --> C[Kepala TU]
    B --> D[Waka Kurikulum]
    B --> E[Waka Kesiswaan]
    B --> F[Waka Humas]
    B --> G[Waka Sarpras]
    D --> H[Guru Mata Pelajaran]
    E --> I[Guru BK]
    E --> J[Wali Kelas]
    C --> K[Staff TU]
    C --> L[Bendahara]
    A --> M[Staff Pendukung]

Menambah Jabatan Baru

Section titled “Menambah Jabatan Baru”

  1. Buka Menu Jabatan

    Navigasi ke Data Master → Jabatan dari sidebar

  2. Klik Tombol Tambah

    Klik tombol ”+ Tambah Jabatan” di pojok kanan atas

  3. Isi Data Jabatan

    Lengkapi form dengan informasi berikut:

    • Nama Jabatan (wajib) - Contoh: Wakil Kepala Kurikulum
    • Kode Jabatan (opsional) - Contoh: WAKA-KUR
    • Kategori (wajib) - Pilih: Struktural / Fungsional / Pendukung
    • Deskripsi (opsional) - Penjelasan singkat tugas dan tanggung jawab
    • Jadwal Presensi (wajib) - Pilih jadwal yang berlaku untuk jabatan ini
    • Status (wajib) - Aktif / Nonaktif

  4. Simpan Data

    Klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data jabatan

Mengatur Jadwal Presensi per Jabatan

Section titled “Mengatur Jadwal Presensi per Jabatan”

Setiap jabatan dapat memiliki jadwal presensi yang berbeda sesuai dengan jam kerja.

Contoh Skenario

Section titled “Contoh Skenario”

Guru Mata Pelajaran

Jadwal: 07:00 - 15:00 Mengikuti jam mengajar sesuai jadwal pelajaran

Staff TU

Jadwal: 07:30 - 16:00 Jam kerja administrasi reguler

Satpam

Jadwal: Shift (06:00 - 14:00 / 14:00 - 22:00) Bekerja dengan sistem shift

Kepala Madrasah

Jadwal: Fleksibel Tidak terikat jam presensi ketat

Mengedit Data Jabatan

Section titled “Mengedit Data Jabatan”
  1. Klik ikon Edit pada row jabatan 2. Ubah data yang diperlukan 3. Klik “Simpan”

Menghapus Jabatan

Section titled “Menghapus Jabatan”
  1. Pastikan tidak ada pegawai dengan jabatan tersebut
  2. Klik ikon Hapus (trash) pada row jabatan
  3. Konfirmasi penghapusan dengan klik “Ya, Hapus”

Hubungan Jabatan dengan Modul Lain

Section titled “Hubungan Jabatan dengan Modul Lain”
graph LR
    A[Jabatan] --> B[Pegawai]
    A --> C[Jadwal Presensi]
    A --> D[Presensi Pegawai]
    A --> E[Laporan Kehadiran]
    A --> F[Hak Akses Sistem]
    B --> D
    C --> D

Integrasi Sistem

Section titled “Integrasi Sistem”
  • Pegawai: Setiap pegawai memiliki satu atau lebih jabatan
  • Jadwal Presensi: Jadwal kerja disesuaikan dengan jabatan
  • Presensi: Sistem validasi presensi berdasarkan jadwal jabatan
  • Laporan: Rekap kehadiran dapat difilter dan dikelompokkan per jabatan
  • Hak Akses: Role di sistem dapat dikaitkan dengan jabatan tertentu

Best Practice Pengelolaan Jabatan

Section titled “Best Practice Pengelolaan Jabatan”

Standarisasi Nama

Gunakan nama jabatan yang sesuai dengan SK atau struktur organisasi resmi madrasah

Dokumentasi Lengkap

Isi deskripsi jabatan dengan jelas untuk referensi dan onboarding pegawai baru

Review Berkala

Evaluasi struktur jabatan setiap tahun ajaran untuk menyesuaikan dengan kebutuhan

Jangan Hapus Sembarangan

Nonaktifkan jabatan yang sudah tidak digunakan daripada menghapusnya untuk menjaga integritas data historis

Contoh Kasus Penggunaan

Section titled “Contoh Kasus Penggunaan”

Kasus 1: Pegawai Memiliki Multi Jabatan

Section titled “Kasus 1: Pegawai Memiliki Multi Jabatan”

Skenario: Seorang guru merangkap sebagai Wali Kelas

Solusi:

  • Jabatan utama: Guru Mata Pelajaran (untuk presensi utama)
  • Jabatan tambahan: Wali Kelas (untuk tanggung jawab kelas)

Di sistem, pegawai dapat memiliki jabatan utama dan jabatan tambahan. Jadwal presensi mengikuti jabatan utama.

Kasus 2: Perubahan Struktur Organisasi

Section titled “Kasus 2: Perubahan Struktur Organisasi”

Skenario: Ada pemekaran Wakil Kepala Madrasah dari 3 menjadi 4 bidang

Solusi:

  1. Tambahkan jabatan baru: Wakil Kepala Madrasah Bidang X
  2. Atur jadwal presensi sesuai kebutuhan
  3. Assign pegawai yang bersangkutan ke jabatan baru
  4. Jabatan lama tetap ada untuk data historis

Kasus 3: Pegawai Shift

Section titled “Kasus 3: Pegawai Shift”

Skenario: Satpam bekerja dengan sistem shift

Solusi:

  1. Buat 2 jadwal presensi berbeda:
    • Shift Pagi: 06:00 - 14:00
    • Shift Siang: 14:00 - 22:00
  2. Buat 2 jabatan:
    • Satpam Shift Pagi
    • Satpam Shift Siang
  3. Atau gunakan fitur manual override jadwal per pegawai

Troubleshooting

Section titled “Troubleshooting”

Tidak bisa menghapus jabatan

Section titled “Tidak bisa menghapus jabatan”

Penyebab: Masih ada pegawai aktif dengan jabatan tersebut

Solusi:

  1. Cek daftar pegawai dengan jabatan tersebut di menu Pegawai
  2. Pindahkan pegawai ke jabatan lain
  3. Atau ubah status jabatan menjadi “Nonaktif”

Jadwal presensi tidak muncul di dropdown

Section titled “Jadwal presensi tidak muncul di dropdown”

Penyebab: Jadwal presensi belum dibuat

Solusi:

  1. Buat jadwal presensi terlebih dahulu di menu Data Master → Jadwal Presensi
  2. Setelah jadwal tersedia, kembali ke form jabatan

Pegawai presensi di waktu yang salah

Section titled “Pegawai presensi di waktu yang salah”

Penyebab: Jadwal presensi jabatan tidak sesuai dengan jam kerja sebenarnya

Solusi:

  1. Edit jabatan pegawai tersebut
  2. Ubah jadwal presensi yang lebih sesuai
  3. Atau buat jadwal presensi baru yang lebih tepat

Tips Keamanan

Section titled “Tips Keamanan”

Laporan Berdasarkan Jabatan

Section titled “Laporan Berdasarkan Jabatan”

Sistem dapat menghasilkan laporan kehadiran yang dikelompokkan berdasarkan jabatan:

  • Rekap Kehadiran per Jabatan: Persentase kehadiran guru, staff TU, dll
  • Perbandingan Antar Jabatan: Analisis kedisiplinan berdasarkan jabatan
  • Tren Kehadiran: Grafik kehadiran jabatan tertentu dalam periode waktu

Langkah Selanjutnya

Section titled “Langkah Selanjutnya”